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王信功

　　内容摘要　本文从档案的所有制形式及管理体制要与社会生产力的现状相适应，档案工作必须谋求最大的社会效益，档案工作必须适应知识经济时代的要求，在国家创新体系中发挥重要作用等方面对档案工作与社会发展相适应问题进行了论述。

　　关 键 词　档案工作　社会发展　适应　思考

　　档案是人类社会活动的真实记录，是人类文明进步的阶梯。档案工作是人类为了更有效地保存和积累已往的文明成果，并使之更好地服务于人类现实社会活动的工作，档案工作随着社会的进步而进步，随着社会的发展而发展，档案工作必须与社会发展相适应。如何根据社会发展的实际状况，以国情特征作为重要依据，合理的定位档案的所有制形式，档案工作的管理体制及服务模式，发挥档案工作对社会发展的促进作用，值得我们认真思考。
　　一、档案的所有制形式及管理体制要与社会生产力的现状相适应
　　档案工作属于上层建筑领域中的一部分，经济基础决定上层建筑这是马克思主义的一个基本原理。所以，档案的所有制形式及管理体制，必然受生产资料所有制形式的制约，受生产方式的影响。纵观世界各国的档案工作，凡属资本主义国家，由于生产资料的私有制，除国家公共档案以外，各私人企业的档案也就属于私有，档案工作也就不可能实行真正的集中式管理。社会主义国家，由于生产资料公有制占主要成分，社会生产活动中形成的档案也就大都属于公共所有，档案工作基本属于集中式管理办法。
　　我国档案工作是在旧社会的废墟上建立起来的。50年代中后期，随着生产资料公有制的扩大，为适应经济建设的需要，国家逐步建立了中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆，各省、地、县也都先后建立了档案馆，还有一些专业档案馆。档案的国有化和集中管理，无疑在社会主义建设中起到了巨大的作用。50多年来，特别是十一届三中全会以来，档案工作的成就是有目共睹的。但是，我们不能不看到，多年来由于政治、经济制度方面过左的政策，在生产资料所有制改造方面过急过快，追求一大二公三纯的单一公有化模式，对档案工作的影响也很大。再加上我国档案工作起步之初就受苏联档案国有化的影响，过分强调建立国家档案全宗，忽视甚至不承认其它所有制形式的档案，一提档案就是公共财产，属于国家所有，影响了档案工作的发展。
　　我国在半殖民地半封建社会的基础上建立了社会主义，社会主义起点非常低，经过几十年的建设，尽管我国生产力水平有了很大提高，但是落后状况仍末得到根本改变，生产力水平还很低下。生产力的落后状况决定了我国现阶段生产关系和上层建筑的不成熟和不完善，大量的分散的手工劳动的存在，使得自然经济和半自然经济还占相当比重，生产资料无法由社会全部占有，所以我国社会是多种所有制形式并存，多种经济结构互交的局面。那么档案的所有权也必然是多种所有制形式并存，档案在以国家所有制占主导的前提下，还有集体和个人所有制形式的存在。
　　多年来档案所有制形式实际上是单一公有制，在此基础上我们一直把档案的集中统一管理作为档案工作的基本原则，这在档案工作实践中，固然有其积极作用的一面，但集中统一的另一面，则使大众对档案产生神秘化，禁锢了人们的视野。因此有必要对档案管理工作的这种高度集中的原则进行重新认识。
　　首先，建立在一大二公所有制形式上的高度集中管理档案的体制与档案的多种所有制现状不相适应，限制了各种积极性的发挥。在遵守档案法的前提下，应尊重集体和个体对档案的所有权、自主权和支配权。在自愿原则上，国家可以采取寄存或购买等方式进行集中管理，但也应充许集体和个体有独立的管理权，允许存在不同级别、不同层次的档案馆，发挥各专业机关和各部门以及各种不同所有制单位建馆的主观能动作用。我们必须更新“高度集中”的观念，提倡在统一领导下的因地制宜，调动各方面的积极性，促进档案馆建设的发展。随着经济体制改革的深入，企事业单位所有制呈多样化的趋势，势必带来档案工作在管理体制方面多元结构形式的产生。因此，在强调档案以国家所有为主体的同时，也要因势利导，充分利用社会各方面的力量，建立多种形式的档案管理实体。如何把社会的多种所有制形式并存这一基本现状作为构思我国档案管理体制的重要因素，探讨一种宏观上便于有效控制而微观上又便于放手搞活的体制模式，应是我国档案体制总体构思的方向之一。
　　其次，作为集中统一管理的另一个重要内容“实行党政档案统一管理”，也未必是唯一的_一种方式。笔者认为，党政档案可以实行统一管理，也可以分别管理，应根据机构大小，档案多少等方面因素进行考虑，不一定要一刀切。比如中央一级档案，党中央机关档案和中央政府机关档案绝大部分集中于中央档案馆，但政府个别部门的档案却单独保管(如外交部等)。与其在党政两个系统档案的合一中，同时却又存在政府部门档案的分散，莫如党政档案分离，使每个系统的档案相对集中。党政档案内容上固然有紧密联系，特别是在一元化的年代。但也并不是不可区分，随着党政职能分开，这种界线将更加分明。我们党作为执政党，形成的档案固然同政府档案一样属于公共档案，但党的档案毕竟与政府档案不同，许多有关党内事务的档案仅限于党内，即使到了开放年限，也并非允许每个公民都能看，当然政府档案也有需要控制使用的部分，但只要列入开放范围，那么每个公民就都有利用的权利。所以党的档案和政府档案分别管理，更有利于档案的开放工作。
　　二、档案工作必须与社会需求相适应，谋求最大的社会效益
　　社会主义的根本任务就是发展社会生产力，我们是发展中国家，尤其要把发展社会生产力作为全部工作的中心，集中力量进行现代化建设。档案工作必须紧紧围绕这个中心，全力为发展社会生产力服务，为发展社会主义商品经济服务，为经济体制改革和政治体制改革服务，为社会主义物质文明、政治文明和精神文明建设服务，最大限度地满足社会各方面对档案资源的利用需要，谋求档案的最大社会效益。
　　首先，积极开展利用工作是解决档案工作效益问题的先决条件。
　　我们说档案是宝贵的资源，宝贵在什么地方?就是因为它有用，档案有着重要的查考作用、历史作用、现实作用，它不但有使用价值，也有价值，要使档案的潜在价值变为现实的价值，需要一个转化过程，就是对档案资源的开发利用。档案价值的实现程度与对档案的开发利用程度成正比，开发利用是实现档案价值的唯一形式。价值再高的东西，长期束之高阁不投入使用就等于没有价值，你所进行的工作也就没有效益。所以，积极提供利用是谋求档案效益的先决条件。
　　在我国，档案保管和社会利用脱节有其历史根源。从奴隶社会到封建社会档案是封闭的，利用也仅限于帝王本人或统治集团中的少数人，档案成为统治人民的工具。到了近代，档案成为政府部门不可缺少的施政工具，同时在文化领域也用的较多，但利用者局限在政府部门和一些专家学者。在社会主义条件下，档案本来应成为全民的财富，为现代化建设服务，但长期以来，由于旧的习惯势力和左的思想影响，档案馆处于一把锁的封闭状态。三中全会以来，虽然利用工作有较大发展，但仍远远不能满足社会需要，一些档案馆还基本上处于半封闭状态，偏重于收集、保管，没有把开放利用工作放在应有的位置上，档案服务基本上还是坐等顾客上门、被动地借借还还的守摊子状态。对档案服务中的拒借率很少有过认真的思考，档案部门对用户的支配性太强，似乎档案馆是一个并不依赖和不服从于用户需要的机构。
　　档案界有人认为社会的档案意识薄弱，确实有这种现象。一些人对档案、档案工作带有陌生感和神秘感，一提档案和档案工作，就立即想到“人事"、“保密"等概念，这固然有历史原因，但也由于我们向社会进行档案宣传不够，我认为，社会的档案意识薄弱最根本的还是由于档案工作人员的社会意识薄弱，要加强社会成员的档案意识，首先必须加强档案工作人员的社会意识。以各种形式向社会进行档案宣传工作固然重要，但更重要的是要加强档案资源的开发工作，在档案利用的深度和广度上下功夫，真正实现档案的主动服务，以工作实效赢得社会的承认和关注。
　　档案工作本来是和各种社会活动融为一体的，随着社会的发展逐步分化出来，形成自己的特有系统，成为一种专门的事业。这固然是一种社会的进步，但实际上在分化的过程中，同时产生一种同社会活动分离的倾向，结果造成一方面在档案界搞得热火朝天，强调档案的专业性、科学性，强调档案工作如何重要，另一方面却是档案利用渠道不畅，社会对档案工作反映淡漠，档案意识薄弱。档案事业作为一种独立的社会系统，它在社会总体结构中应当处于何种地位，如何解决好既分化又融合，既独立又结合的问题，应该成为我们关注和思考的重要问题。档案事业是社会信息交流系统，是开发和利用档案信息资源的社会工程。档案事业作为信息活动的范畴，广泛存在于社会的有机体之中，遍布在社会生活的各个方面，因而不能把它单纯地归属任何一种社会构成，就象人的神经系统，既是自成系统，又触及肌体的各个角落。所以档案事业既要作为一个独立的系统，又必须使之密切融合于社会机体之中，今后的重点应在于融合。
　　档案馆是一种多功能信息贮藏和服务的中心，是信息产业的一部分，具有产业的性质。在信息社会，信息是比资产和能源更重要的资源。档案馆担负开发档案信息资源的重任，要不断开拓新的服务领域，向生产的深度和广度进军。衡量一个档案馆工作好坏，不仅是馆藏量的多少，更重要的是档案价值是否真正挖掘出来，看是否发挥了应有的作用。所以，我们要彻底冲破各种旧观念的禁锢，尽快把封闭型、半封闭型的档案馆办成真正开放型的档案馆。
　　其次，树立经营思想，增强档案馆自身的活力是谋求档案工作最大效益的关键。
　　近年来，新馆不断建立，馆舍不断增加，人员不断补充，馆藏迅速扩大，这固然是档案事业发展的标志，但在社会生产力不发达的情况下，当前更重要的是应该从主要走外延扩展，即扩大规模、增加数量、添置设备、补充人员的道路逐步转向既重视外延扩展，更重视内涵建设，即在现有的规模基础上，依靠科学、政策和法规，改革体制、健全管理、理顺关系、挖掘潜力、扩大功能，增强档案馆自身的活力，将目前事业管理型的行政机构逐步改变为事业经营型的信息产业型结构。根据知识信息产品可以成为社会重要的经济资源和具有使用价值和价值的原则，在继续为特定利用者做好服务外，应更主动地面向社会，组织资源开发，发展有偿服务。一提“有偿服务”、“档案利用收费"，一些档案工作者往往自己就觉得理亏，好象一收费就违背了为社会服务的宗旨。档案的有偿服务完全符合社会主义初级阶段商品经济的发展规律，有利于提高档案工作效益。
　　第一，档案的有偿利用是对他人劳动成果的偿付。我们知道，档案在收集、整理、保管和提供利用过程中，耗费了大量的体力和脑力、物力和财力，凝结在档案中的物化劳动要在交换中按价值规律实行有偿服务。
　　第二，从根本上来说，任何服务都是有偿的，只不过过去是由国家全部包下来而已。社会集体劳动成果被少数社会集团或个人无偿享用是加重社会负担的重要因素，只有合理负担才能既有权利享用又有义务来承担一些补偿。实行有偿服务，有利于利用者真正实行成本核算、提高效益。
　　第三，可以减少档案利用上的随意性，防止浪费。由于无偿利用，一些单位和个人往往以张口举手之劳便可得到档案，得之容易，弃之不惜，不管用处大小尽量扩大利用范围，相反地一些真正需要档案的部门，往往因此而错过利用时机，影响了他们的正当使用。
　　第四，可以缓解档案馆经费紧张的状况。自筹一部分资金，用于改善档案保管条件，加速档案管理的自动化、现代化过程，同时又能减轻国家一部分负担。
　　第五，可以使档案工作的社会效益同经济效益挂起钩来，使档案工作人员的劳动有一个体现，有利于提高档案部门的地位，有利于提高档案工作人员的责任感、积极性与创造性，提高服务质量。
　　所以我们要理直气壮地实行档案信息的有偿服务，并逐步向事业经营型的信息产业结构过渡创造条件。
　　谋求最大的社会效益，还必须重视投入——产出的经济效益，再也不能干所谓只算政治帐不算经济帐之类的傻事了。要把价值工程用于档案工作中去，在保证可靠地实现产品或系统的价值，即保证实现它的必要功能的条件下，努力降低其成本。提高价值有5个基本途径：1．功能不变，降低成本；2．提高功能，降低成本；3．提高功能，成本不变；4．较大幅度提高功能，稍为提高成本；5．稍为降低功能，较大幅度降低成本。这就要求我们在制定计划、安排工作时，在以人、财、物投人多少为横坐标，以工作效率(即报酬)高低为纵坐标的直角坐标系中选择投入与产出都合算的最佳点，避免产出增长率低于投入增长率的报酬递减现象。
　　报酬递减现象在档案工作中是时有发生的，如：
　　在档案收集工作中，有人认为收集的案卷越多越好、副本越多越好。一些撤销单位的档案一古脑进馆后，该销毁的部分无人拍板，往往以“也许将来有用”、“缓期执行”为借口长期不能销毁。这样，档案数量的增长与档案作用的扩大不同步，甚至还会因档案数量急剧上升带来库房、设备不敷应用的副作用。
　　在编制检索工具时，没有统一的规划，所编制的检索工具看来很多，实际很杂乱，有些检索工具的内容重复交叉、作用雷同。造成检索工具数量增长快，但检索效率提高不快的矛盾，即二者增长率不一致。
　　发现原整理的档案不太符合要求，不是组织部分人力编制检索工具去弥补这种不足，而是兴师动众打乱重新整理，花费了大量重复劳动，其效益却并不明显。
　　购买设备有时不看是否经济实用，不考虑性能价格比，一味追求设备多、功能全、型号新，花了大量经费，而设备利用率却很低，生产效益不高，甚至长期闲置，产生零效益或负效益。
　　凡此等等，都要求我们必须重视投入——产出的经济效益。
　　三、档案工作必须适应知识经济时代的要求，在国家创新体系中发挥重要作用
　　当前，知识经济的浪潮正在向我们涌来。作为一种具有划时代意义的崭新的经济形态，知识经济正显示出巨大的力量和蓬勃生机，并开始对人类社会的经济结构、资源配置、生产关系、分配方式、价值观念以及科技、教育、文化、生活方式等各个方面产生广泛而深远的影响，因此，世界各国、各地区乃至各行业都在积极研究知识经济的兴起、规律、特征和影响，纷纷制定面向知识经济时代的发展战略和具体对策。这充分说明，知识经济是一股新的世界发展潮流，是一种国际大趋势。这种全球化的趋势必然会影响到我国的社会、经济、文化、科技、教育等各个领域，处于社会主义初级阶段的中国，要想迎头赶上，实现现代化，更需对此有足够的认识并采取积极的对策。在知识经济时代，国家的创新能力是决定一个国家在世界格局和国际竞争中的地位的重要因素。正是在这种认识的基础上，中国科学院提出重大建议：“迎接知识经济时代，建设国家创新体系”，受到党中央和国务院的高度重视。．这个国家创新体系的宗旨就是要提高我国的创新能力，进一步促进知识的生产、传播和应用，推动知识经济的发展。因此，国家创新体系是我国知识经济和社会发展的引擎，是综合国力和国际竞争力的重要源泉和支柱。国家创新体系主要包括知识创新系统、技术创新系统、知识传播系统和知识应用系统。在这4个系统中，档案工作都有着重要的地位和作用。档案馆一直被人们誉为“知识宝库”，是一种典型的知识机构，也是知识和信息的中介服务部门。它的基本职能和任务就是对知识和信息进行收集、加工、存贮、管理、检索利用并提供信息服务。档案机构的信息资源、设备、技术、系统和人员，其本身就是知识经济中生产要素的组成部分，直接或间接地为知识的生产、传播和应用服务。所以档案部门要在以下几个方面有所作为：
　　1．档案机构应尽快使自己成为国家创新体系的组成部分，使其业务工作直接为实现国家创新体系的基本功能服务。知识创新系统是国家创新体系的基础，是由与知识的生产、扩散和转移相关的机构和组织构成的网络系统。档案机构是“与知识的生产、扩散和转移相关的机构"，应纳入知识传播系统和知识应用系统。同时，在社会文化、、学校、科研、党政机关等系统中，长期以来一直都设有档案机构，负责有关的知识信息管理和服务工作。这些系统中的档案部门应尽快成为起支撑作用的基础设施。
　　2．档案工作要尽快成为知识和技术创新的信息保障，成为启动创新过程的前提条件。知识和技术创新是一项庞大而复杂的系统工程，不仅需要科学研究部门从事知识的生产，而且也需要专门的档案机构和人员从事知识信息的收集、加工、管理和服务，以促进知识的传播和应用。目前，由于文献的数量激增．形式复杂多样，分布异常分散，使文献信息的有效利用变得更为困难。科技人员自发地收集信息资料已远远不能满足科研工作的需要，迫切需要档案机构和人员提供信息保障和服务。今天的档案部门，应发展成为一个能够迅速汇集、及时提炼、便捷交流的知识信息管理系统，能帮助科技人员及时获得最新信息和所需资料，成为启动知识和技术创新过程的前提条件和重要因素。
　　3．档案工作人员要直接参与科学研究过程，成为知识创新的参与者。档案工作不仅指一般意义上的文献信息收集、加工、存贮和提供利用，为科学研究创造条件；而且要根据科学研究的特定领域和需要，直接参与科学研究过程，为科学研究提供全程的信息保障和服务。例如，作为档案工作重要组成部分的定题服务、专题研究工作等，都是科学研究工作的组成部分。
　　4．档案工作要努力促进知识的扩散和转移，成为知识创新成果转化为现实生产力的桥梁。档案机构历来就是知识和信息的集散地，是知识信息流通的重要渠道。它的主要任务和工作内容就是促使知识扩散和转移。要针对用户的需求，运用先进的信息处理技术，对各类信息进行采集、鉴别、筛选、加工和组织，开发出市场需要的信息产品并提供使用，从而促进知识经济和社会的发展。
　　面对知识经济时代，我国档案事业既有难得的发展机遇，又面临严峻的挑战，对此我们必须要有一个清醒的认识。从总体上讲，我们面临的挑战就是：在知识经济时代，强劲的知识信息需求与档案信息服务能力之间的矛盾。两者还不相适应。档案工作只有根据当前社会、经济发展的实际状况，锐意改革，不断创新，才能适应知识经济发展的需要，为社会主义现代化建设做出更大的贡献。

　　（作者：王信功，北京市，中国档案学会，邮编：100032，电话：010-66183555）

　　本文原载《档案学研究》2005年第6期，本网站转载日期：2006年10月19日。