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国家档案资源书目控制模式^*分析

武汉大学信息管理学院2005级博士生　谭必勇

　　[摘　　要]国家档案资源的书目控制的目的，其一在于加强国家档案资源的监督与控制，其二便于国家档案资源的开发与共享。本文从探讨国家档案资源书目控制的必要性入手，分析了两种不同的国家档案资源书目控制模式的优势与不足，并指出了构建国家档案资源书目控制模式中的关键问题。

　　[关 键 词]国家档案资源 书目控制 模式

　　一、国家档案资源书目控制的必要性分析
　　国家档案资源是指一国范围内，国家机关、社会组织和个人在各种社会活动中形成的，对国家和社会具有一定保存价值的各种档案资源的总和，它不仅包括过去和现在已经保存的历史记录，而且包含着未来有可能成为国家档案资源的各类潜在档案资源。作为具有5000年文明史的古国和13亿人口的大国，我国珍藏着浩如烟海的档案文献，各类档案机构以及图书馆、博物馆等相关文化资源保存机构的大量档案文献资源，它真实地记录了我国源远流长的文化传统；而在未来，作为保存国家记忆和文化遗产的重要场所，档案机构保存的档案资源将更加丰富，这都将构成国家档案资源的重要组成部分。根据国家档案局网站提供的资料^①：我国目前有各级各类档案馆3 816个，馆藏档案上迄唐代开元年间、下至当代，其中纸质档案158 382 692卷、22 424 316件，此外还有录音、录像、影片、照片、磁带、光盘、缩微平片等其它载体档案。
　　面对数量和范围都不断增多的国家档案资源，如果没有有效的监管机制，难免造成国家档案资源的流失，而国家档案资源的流失也是国家文化遗产的流失。国家档案局曾经报道过某市档案馆“从1979年至1989年10月间，共丢失档案46卷”的事件，其中属于有章不循，管理混乱且无法找到直接责任人而丢失的就达到28卷。^②因此，如果国家档案行政管理机构不建立有效的机制对国家档案资源进行监督和管理，不对国家档案资源进行全面的了解与控制，那么国家档案资源流失的事件就难以杜绝，国家档案资源的服务与利用工作也将受到很大影响。实际上，这一问题已经引起了国内外档案界的重视。在美国，从20世纪中后期就有学者从书目控制的角度出发，探讨能否开发出有效的档案目录工具对档案资源进行管理和控制的问题。^③最近，国内档案界也有人提出“国家档案全宗控制系统论”的观点，希望通过建立国家档案全宗控制系统以维护档案馆馆藏的安全。^④
　　我国档案资源的书目控制具有较为坚实的工作基础。1983年，在国家档案局制定的“档案事业发展规划”中提出“到1990年建立起全国和省级历史档案资料目录中心”的任务，1991年3月、1992年4月和1994年4月，我国分别依托于第一历史档案馆、第二历史档案馆和中央档案馆先后建立了全国明清档案资料目录中心、全国民国档案资料目录中心和全国革命历史档案资料目录中心等三个国家级历史档案目录中心。^⑤此后，不少省市也建立了一批地方历史档案资料目录中心，完成了大量历史档案目录数据的采集、加工和整理工作，这为国家管理全国历史档案资源提供了有效的工具。有学者认为，档案目录中心是在一定范围内将所属若干档案馆的特定馆藏，按照统一标准完成其目录的编制，然后将其汇总而成，以便在更大范围内实现档案资源社会共享的一种档案目录管理机构。^⑥从整体角度和长远发展来看，我们需要从“书目控制”的核心思想出发，构建一个国家档案资源的宏观管理体系，以掌握国家档案资源的总体布局，并据此对国家档案资源进行大范围、多层次的系统控制，从而为实现国家档案资源的有效开发与社会共享打下基础。

　　二、国家档案资源书目控制的两种不同模式
　　国家档案资源书目控制的业务活动必须建立一个有效的管理机制来管理。国家档案资源书目控制管理框架的构建则主要从国家宏观组织与管理的角度来探讨国家档案资源书目控制工作的开展。笔者认为，构建国家档案资源书目控制体系，可以从档案管理体制、档案信息资源构成等不同角度，构筑不同类型的管理框架。
　　（一）基于国家档案事业管理体制的管理模式
　　一般来说，国家档案事业管理体制的性质决定了其书目控制体系的管理框架。对于我国而言，由于采取了集中式的管理体制，因此在构建国家档案资源书目控制体系的管理框架时，应当采取统一领导、分级管理的管理框架，在国家档案局的统一领导下、以各级档案行政管理部门为基础、以各级国家综合性档案馆为核心，充分整合各级、各部门档案机构的目录信息资源，构建各级虚拟档案（文件）目录信息中心，从中央到地方形成一个完整的国家档案资源书目控制体系管理框架（具体见图1-1），以指导国家档案资源书目控制工作的整体规划、运作与监督工作。

图1-1：基于中国档案事业管理体制的国家档案资源书目控制管理模式**

　　这种管理模式以现有的档案行政管理机构为组织特征，能很好地体现国家档案资源书目控制工作的整体性。这种管理模式还具有很好的协调性，便于从整体上对国家档案资源书目控制工作和国家档案资源建设进行控制，形成一个统一的规划。但这种模式也有其缺点，就是进行书目控制规划时难以从各级档案机构的具体馆藏实际出发，实现对不同档案信息资源内容的整合。因此，从档案信息资源构成的角度来对国家档案资源书目控制工作进行宏观管理，也是一个非常重要的管理框架。
　　（二）基于档案信息资源构成的管理模式
　　档案的内涵十分丰富，如果从档案信息资源的所属时期来看，档案信息资源可以划分为古代档案、近代档案、现代档案等三大类。就我国情况而言，古代档案目前保存至今的主要是明清两代保留下来的历史档案，明清以前的历史档案数量非常少，因此我国档案馆中保管的主要为明清历史档案；近代档案主要是指民国历史档案和革命历史档案两大类；现代档案主要是指1949年中华人民共和国成立以来的档案文献。现行文件不能严格地称之为档案，但由于它们中的一部分将转化为档案，因此从生命周期理论和前端控制的角度来看，现行文件也可以纳入国家档案资源书目控制的范围。从我国档案工作实践来看，已经先后建立了明清历史档案资料目录中心、民国历史档案资料目录中心和革命历史档案资料目录中心等三个国家级的档案资料目录中心，主要就是从档案信息资源构成的角度实施专题档案资源书目控制体系。然而它们主要是对全国历史档案的书目控制，没有体现档案信息资源时代构成的全面内容，因此，着眼于对档案信息资源的完整控制，应当完善国家档案资源的书目控制管理体系，建立国家现代档案目录资料中心，从而对国家档案资源实行全面的书目控制（具体见图1-2）。

图1-2：基于档案信息资源构成的国家档案资源书目控制管理模式

注：实线箭头↑表示上级档案目录中心向下级目录中心或档案机构的控制与指导活动；
虚线箭头↓表示下级档案机构或目录中心向高级档案目录中心的档案目录移交活动。

　　这种书目控制管理模式突破了实体馆藏档案的限制，从档案信息内容的角度，整合各级各类档案馆的档案目录，在档案目录信息的不断组合、优化、流动中，不仅提高了档案目录信息的价值，而且能够提高国家档案资源书目控制的质量，便于国家档案事业统计工作的开展和档案编研工作的进行，推动国家档案资源的整体建设与开发工作的发展。
　　此外，根据档案的内容属性划分，档案可以划分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、诉讼档案、城建档案等，其实可以考虑针对一些特殊的档案建立专门的国家专题档案目录信息中心或者建立专题档案目录信息库，以更好地控制、管理与开发这些档案信息资源。例如，最近几年由于“弃档”现象而引发的对人事档案制度改革的探讨中，有人提出了建立“国家人事档案中心”的设想。^⑦这些专门性的档案中心，应当说对我国档案事业的发展具有很大的意义。笔者认为，像科技档案、城建档案等专门性的、具有较强现实参考价值的档案，有必要建立专门的国家级目录信息中心，以对这些重要的档案信息实施书目控制，因为只有诸如此类的档案目录信息中心的建立，才能保证这些专门性档案文献的开发与领域工作的有效运作。而对于家庭档案、婚姻档案、手稿档案等特色馆藏档案，则可以考虑建立专题档案目录信息库，向社会公开这些特色档案的目录信息，以提高它们的利用率。
　　（三）构建国家档案资源书目控制模式的关键
　　构建国家档案资源书目控制模式的关键在于建立良好的外部制度和内在机制。第一，要制定切实可行的政策法规以保障全国档案（文件）目录中心的职能与地位。从两种不同的国家档案资源书目控制模式的分析中，我们发现，在我国集中统一、分级分专业管理的国家档案事业管理体制环境下，在全面实施国家档案资源书目控制的要求下，全国档案（文件）目录中心的重要性十分突出。它是衔接国家各级综合性档案与各级国家档案目录中心，以及各级国家档案目录中心之间的重要纽带，尽管全国档案（文件）目录中心只是一个虚拟的组织，但它所起到的作用对国家档案资源书目控制工作具有举足轻重的影响。尤其是在我国已经开展历史档案信息资源书目控制工作的条件下，整合历史档案目录信息中心、现代档案目录中心乃至现行文件目录中心，则涉及到全国档案（文件）目录中心的组织与运作工作，而全国档案（文件）目录中心的建立也是改革我国档案目录管理工作的一项重要步骤。
　　第二，要从制度上确立档案馆与档案（文件）目录中心以及各级档案（文件）目录中心之间的关系问题，从体制上理顺它们之间的责任、权利和义务等重大问题。实施国家档案资源的书目控制需要档案馆与档案（文件）目录中心建立良好的互信机制与合作关系，同时也有赖于各级档案（文件）目录中心之间建立良好的档案目录传递渠道。全国民国档案资料目录中心的做法极具代表性：该中心获取档案信息和数据时很大程度上是建立在自愿、互利和互信的基础上，各档案馆向目录中心保送的只是自身馆藏的档案信息，而从民国档案资料目录中心反馈回来的却是全国民国档案目录信息的总和，并且可以通过目录信息的交流来实现一次档案文献信息在各档案馆之间的互相交换，这就大大提高了各档案馆的服务范围和质量。^⑧因此，一方面我们要明确档案目录生产者（档案馆）与档案目录再开发者（档案目录中心）之间的利益和责任，充分调动两方面的积极性，同时也要建立规范的“档案目录移交与保送制度”，确保档案目录信息的有序流动，从而保障国家档案资源书目控制系统的效率与质量。

　　三、小结
　　国家档案资源书目控制的目的主要包括两个层次：一方面在于通过对全国范围内档案目录信息的采集、组织和整理，编制全国档案联合目录、专题档案目录以及其他形式的报道性档案检索工具，了解全国档案馆馆藏情况和编目状况，以便国家档案资源进行监督和控制；另一方面则在于通过这些报道性档案检索工具，进一步开展档案文献推荐、档案文献编研、档案信息咨询等开发利用工作，为规划国家档案资源整体建设、提高档案信息服务水平提供指导。因此，从两种模式的特点看，基于国家档案事业管理体制的书目控制模式在控制、监督国家档案资源方面具有优势，而基于档案信息资源构成的书目控制模式对推动国家档案资源的开发利用方面具有相当大的作用，在具体实施国家档案资源的书目控制时，应当结合具体情况，灵活采用，为国家档案资源的整合、共享工作作出贡献。

* “书目控制”是西方现代目录学的一个重要学术概念，其核心思想在于运用现代信息技术手段，“根据已认可的编目、标引和分类标准，发展和维护一个描述所有文献的系统，以便能够识别、检索和利用各种文献”（参见：程焕文．国际图书馆协会联合会书目控制部．广州：中山大学图书馆与资讯科学研究所，2003）。目前在档案界还没有“书目控制”这一提法。对于档案馆的馆藏来说，主要是档案目录，而非真正意义上的“书目”，故本文所指的“书目控制”亦可称为“目录控制”，两者涵义基本一致。

** 本图参考吕元智“数字档案馆信息资源建设纵向机构关系模式”图编辑而成。具体参见：吕元智．数字档案馆信息资源建设管理研究．武汉：武汉大学硕士学位论文，2004：21页

　　注释：
　　①国家档案局．全国档案馆工作概况．http://www.saac.gov.cn/archive_bureau/406.htm，2004-12-6
　　②国家档案局政法司法标处．玩忽职守丢失馆藏档案案．中国档案，1995（2）：9
　　③Moya K. Mason．Bibliographic Control for Archival Materials: Is It Possibility?．http://www.moyak.com/researcher/resume/papers/arch3mkm.html，2004-9-12
　　④郭东升．国家档案全宗控制系统论．山西档案，2004（5）：19~21
　　⑤张建平，姚红．全国历史档案资料目录中心的建立与发展．中国档案，2000（6）：37~38
　　⑥陈文樵，章笑梅，童英．社会信息化与档案资源的社会共享．http://www.cnhubei.com/aa/ca190376.htm，2005/8/16．
　　⑦吕元智．构建国家人事档案中心的设想．中国档案，2003（4）：11~12
　　⑧潘涛．全国民国档案资料目录中心十年建设历程之回顾．浙江档案，2002（6）：20~21

　　本文原载《山西档案》2006年第2期，2006年10月01日作者向本网站投送后登载。