《档案教育网》电子文件管理课程学员   朱治军

 

    软件工程（Software Engineering简称为SE) 是一门指导计算机软件系统开发和维护的工程学科，是一门新兴的边缘学科，涉及到计算机科学、工程科学、管理科学、数学等多学科，研究的范围广，主要研究如何应用软件开发的科学理论和工程技术来指导大型软件系统的开发。软件工程这一概念，主要是针对20世纪60年代“软件危机”而提出的。它首次出现在1968年NATO（北大西洋公约组织）会议上。为了克服软件危机，提高软件开发的效率和质量，提出了在软件生产中采用工程化的方法，采用一系列科学的、现代化的方法技术来开发软件，并将这种工程化的思想贯穿到软件开发和维护的全过程。这些软件开发的方法和技术，对软件产业的发展起着不可估量的作用。在我国加入WTO后，大力推广、应用软件工程的开发技术及管理技术，提高软件工程的应用水平，对促进我国软件产业与国际接轨,推动我国软件产业的迅速发展起着十分重要的关键作用。电子文件中心建设的技术关键是电子文件管理软件的开发。可以肯定，软件工程的发展必将为电子文件中心建设提供技术上的大力支持。

 

 

    软件生命周期是指从软件开始开发到报废的全过程，亦称软件生存期。GB8567中规定，软件生命周期分为7个阶段：1. 可行性研究和项目开发计划；2.  需求分析；3. 概要设计；4.  详细设计；5. 编码；6.  测试；7. 维护。因此，只有按照软件生命周期来设计和开发电子文件管理软件，才能开发出高质量、低成本的产品。

    档案界学者们关于电子文件管理提出的一些问题可以用软件工程的相关技术来解决。典型问题有以下几点：

    1、冯惠玲教授等撰写的《电子文件管理国家战略刍议》在《档案学通讯》2006年第3期发表。文章提出：“制定并发布电子文件管理系统功能需求规范。为确保各级各类政府机关电子文件管理系统的性能和质量,避免低水平重复研发现象,国家档案局应尽快出台并推动执行我国的电子文件管理系统功能需求规范。”①徐欣在《档案学通讯》2009年第1期发表的《我国20年来电子文件管理的实践探索与理论研究及其发展趋势》一问中建议：“我国也应当尽快出台电子文件管理系统功能需求规范，尤其是适用于国家机关的系统功能通用需求规范。”④以上两位学者提出的这些问题就是软件工程中可行性研究和需求分析的间断所要完成的工作，这个阶段的任务主要是确定目标系统必须具备哪些功能。

    电子文件管理方面的专家了解他们所面对的问题，知道必须做什么，但是通常不能完整准确地表达出他们的要求，更不知道怎样利用计算机解决他们的问题；软件开发人员知道怎样使用软件实现人们的要求，但是对特定用户的具体要求并不完全清楚。因此系统分析员在需求分析阶段必须和电子文件管理方面的专家密切配合，充分交流信息，以得出经过电子文件管理方面的专家确认的电子文件管理系统逻辑模型。通常用数据流图、数据字典和简要的算法描述表示系统的逻辑模型。系统分析员通常都是计算机软件专家。

在需求分析阶段确定的电子文件管理系统逻辑模型是以后设计和实现电子文件管理系统的基础，因此必须准确完整地体现电子文件管理的要求。软件工程使用的结构分析设计的方法为每个阶段都规定了特定的结束标准，需求分析阶段必须提供完整准确的电子文件管理系统逻辑模型，经过电子文件管理方面的专家确认之后才能进入下一个阶段，因为一旦技术人员开始谈论程序设计的细节，就会脱离电子文件管理方面的专家，使他们不能继续提出他们的要求和建。

 

    2、浙江大学公共管理学院傅荣校教授与叶建英在《浙江档案》2006年第八期发表的《我们能理解与解决电子文件管理问题吗？》一文中提出“我国国内几乎没有开发出电子文件管理系统，尽管理论上声称有解决方案，但落实到具体实践，基本上还是以往办公自动化系统或者文档一体化系统的基本功能只不过在数据著录、处理上有所进步。”② 裴友泉等人在《档案学研究》2007年第3期发表的《电子文件管理国家战略的再思考—刍议冯惠玲等同志的《刍议》》一 文中指出“这里要强调的是必须突出一个“实”字，因为全球信息化已然出现的逼人形势和信息孤岛、项目资金浪费等不断深化的风险，已经不容许我们理论上口若悬河，实践时望而却步了。”③从上面两位学者的观点可以看出，我国有自主知识产权的电子文件管理系的开发迫在眉睫，该管理系统的开发过程中要运用软件工程的相关技术加以管理，尽量避免软件危机的发生，只有这样才能保证最终的电子文件管理系统满足电子文件管理的要求。否则就会花费大量人力财力，而最终开发出质量低劣的软件产品或更有可能在开发过程中就夭折。例如：IBM公司的 OS/360，共约100万条指令，花费了5000个人年；经费达数亿美元，而结果却令人沮丧，错误多达2000个以上，系统根本无法正常运行。从IBM公司 OS/360的开发过程可以看到，电子文件管理系统开发过程中如果没有科学的管理就不会开发出高效、低成本的电子文件管理系统。

 

    2000年以来尤其是近两年电子文件管理项目实践出现了“大跃进”，我国机关层面的“电子文件解决方案”不胜枚举,市、区、县乃至省级“数字档案馆”项目的数量也极为可观。这些项目大多声称已建立了自己的电子文件管理系统，已开始对本机构生成的电子文件进行了有效管理。然而，根据“我国电子文件管理国家战略的基础理论与框架体系研究”课题组的调查，绝大多数电子文件管理系统存在功能不完善、开发不规范、维护不标准的问题，并不能算作真正意义上的电子文件管理系统。也就是说，各地自行建设电子文件管理项目,重复投资、低水平重复建设的现象非常严重。

    综观近年来的电子文件管理项目建设，大家普遍关注的是硬件实施和应用系统是否反映当前工作等问题，如计算机配置、网络拓扑结构、三层结构等，而忽视了系统的目的、用途、工作模式、核心功能等，没有对电子文件管理业务进行很好地分析，造成开发出来的系统语义、语法、命名不一致, 功能缺失、界限划分不清等, 最终使得项目难以实现预定目标。

    统计数据表明，大多数软件开发项目的失败，并不是由于软件开发技术方面的原因，而是由于不适当的管理造成的。软件工程包括两方面内容：软件开发技术和软件项目管理。其中，软件开发技术包括软件开发方法学、软件工具和软件工程环境，软件项目管理包括软件度量、项目估算、进度控制、人员组织、配置管理、项目计划等。

    目前，我国各级档案馆大部分已经开始了电子文件中心建设，如果能在建设过程中使用统一的规划与标准，就会极大地减少重复建设，许多资源可以得到合理的运用。而软件工程技术能把已有资源进行有计划地组织和管理，在节约投资的情况下，有效、高效地使用现有资源，开发出高质量的电子文件管理系统，这在经济效益和可持续发展上为软件工程的应用提供了可行性。

 

三、电子文件管理系统开发过程中应注意的事项

    1、充分做好需求分析

    经验丰富的档案工作者应与软件设计专家充分合作，由档案工作者对电子文件管理软件的具体功能提出要求，软件设计专家根据功能要求来设计电子文件管理软件。这项工作是电子文件管理软件开发中的重中之重。

    2、正确认识软件的概念

    一个软件必须由一个完整的配置组成，事实上，软件是程序、数据及相关文档的完整集合。其中，程序是能够完成预定功能和性能的可执行的指令序列；数据是使程序能够适当地处理信息的数据结构；文档是开发、使用和维护程序所需要的图文资料。然而，目前大多数档案馆和行政机构在开发电子文件管理系统的过程中，只注意了软件的程序和数据，而没有考虑软件的文档。当软件交付使用的时候，绝大多数用户只关心软件是否能够正常运行，而不关心软件的架构和数据结构等软件开发的核心技术。这样就为软件的维护和后续开发带来极大的困难。因此，我们在开发电子文件管理系统时，不仅要保存程序和数据，而且一定要保存关于软件架构和数据结构等软件核心技术的文档。

    3、注重可持续发展

    现在国家大力提倡可持续发展，可见可持续发展的重要性。有许多电子文件管理系统在使用了几年后，被发现系统存在缺陷，及不能实现人们想要的功能。但是又无法在原有系统上进行后续开发。因此，在电子文件管理系统的开发过程中，一定要注意系统的可持续发展。系统的可持续发展及系统的后续开发，也就是系统要留有足够的空间（如数据库字段、类的保留字等）为系统的后续开发提供可能。

    4、以人为本

    数字档案馆建设要用“社会人”语言和视角来设置服务工作平台，应体现操作简捷，实用至上的理念。

 

    ①冯惠玲、赵国俊、刘越男、安小米、侯卫真、钱毅、张宁 《电子文件管理国家战略刍议》，《档案学通讯》2006(3)：4—7。

    ②傅荣校、叶建英《我们能理解与解决电子文件管理问题吗》，《浙江档案》2006（8）：9—11。

    ③裴友泉、马仁杰、裴 斐、孙明慧《电子文件管理国家战略的再思考—刍议冯惠玲等同志的《刍议》》，《档案学研究》2007（3）：37—40。

    ④徐欣《我国20年来电子文件管理的实践探索与理论研究及其发展趋势》，《档案学通讯》2009（1）：4—7

    ⑤ 张海藩 《软件工程导论（第四版）》，清华大学出版社 2003年。