江苏省学员      周红华  2007.10

 

    近几年来，随着信息技术的普及，以及各个高校教育事业的发展和档案意识的增强，反映高校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以音像、画面形象等方式记录的声像载体档案日益增多，并且其重要性也越来越明显，有一些规模较大的学校已建立起专门的声像档案室，有专人负责收集、整理、保管。而在声像档案中，照片档案以其便于收集，真实、客观、形象地反映学校党政、教学等活动而占了绝大多数。但随着档案馆(室)收集、归档照片的增多，如何充分利用馆(室)藏照片档案，开发其信息资源，使其更好地为学校各项工作服务，也就日益成为高校档案工作人员值得重视的问题。

    众所周知，我们所保管的档案只有通过利用才能体现其使用价值，照片档案亦是如此，即使照片弥足珍贵，但如果将它尘封于密室，它的价值也就不为人知了。也就是说我们必须改变过去“重保管轻利用”的思想，树立起建档归档的根本目的在于用档，利用是档案之本的指导思想。而要使馆(室)藏照片档案得到开发利用，首先必需通过扎扎实实的基础工作、科学的管理，使利用工作方便、快捷、准确。如我校档案馆(科技事业单位档案管理国家一级)，为加强对馆藏照片档案的管理，在2002年重新修订了照片档案的收集范围，并在照片档案二级类目下，又划分了三级类目：12．党政管理类；13．教学类；14．科学技术类；15．校园建设类；16．外事活动类；17．文化、艺术、体育类；18．人像、奖状、奖品类；19．其它。我们根据所划分的三级类目重新整理了馆藏照片，并自己设计装具，按年度、类目组卷，一类中照片多的便一年一卷或一年多卷，少的则跨年度组卷。在此基础上又重新编制了检索工具——照片档案案卷目录和卷内目录，从而大大便利了利用者，并且我们运用已有的档案管理系统对照片档案进行计算机管理。但是这种提供利用还只是一种被动的信息服务，只局限于“守摊调卷”上，即查档者需要什么照片，档案馆(室)提供什么照片，这种被动的、低层次的、封闭的利用形式，它还远不能满足各方面的需要，不能使照片档案发挥其应有的作用。而要变被动为主动，将提供利用做到利用者来之前，充分开发照片档案的信息资源，就应该积极开展照片档案的编研工作，对照片进行系统加工，提高照片档案的利用价值。

    编研工作，对于以纸质为载体的档案来说，很多高校早就开展了，而且有的开展得已很深入。如我校档案馆，编研资料已达17种，既有一次文献加工，如《无锡轻工大学建立、隶属、变化、合并、更名文件汇编》等，也有二次文献加工，如《无锡轻工大学组织沿革》等，同时也有三次文献加工，如《无锡轻工大学志》、《江南大学年鉴》等。而在这17种编研资料中，涉及照片档案编研工作的却只有一种：《无锡轻工大学画册>，仅采用了馆藏十几幅照片，这对于我校馆藏3000多张照片来说，所使用的照片真是寥若晨星，也就是说照片档案信息资源的开发工作还基本没有展开，这种情况不仅我校如此，其它高校的情况基本也是这样。照片档案作为学校档案信息资源的一个重要组成部分，也应像纸质载体档案一样得到积极开发利用。

    高校进行照片档案编研工作的目的与传统纸质档案编研工作的根本目的是一致的，都是为满足本校管理、教学、科研等各项工作以及社会对档案利用的需要，解决需要与提供利用之间的矛盾，最大限度地发挥档案的效益。因而笔者认为其编研程序与纸质载体档案是基本一致的。即首先要加强收集，编研工作的基础是档案信息资源的储存，丰富的档案库藏是开发学校档案信息资源的前提条件和坚实的物质基础，档案信息的不断输入和补充是开发档案信息资源首先要解决的问题。正如江泽民同志在1987年8月视察上海市档案局工作时所说的那样“档案工作有它的特点，就是平时不起眼，也不引人注目，但是一旦当你需要时，如果平时工作没做好，临渴掘井，就悔之晚矣!”。照片档案要进行编研工作的话尤其如此。照片往往是捕捉一瞬即逝的事情，事过境迁便很难补救，因而档案工作者应当密切注意学校重大活动及时收集。而且照片往往分散在各人手中，产生于各种社会活动中。因此除按有关规定正常接收照片外，还应大力宣传，拓宽收集渠道，向学校的各界人士广泛征收。其次，有了丰富库藏照片档案并不是说即可开展编研工作，而应充分了解库藏照片档案情况，从研究利用者需要着手，明确选题方向和编辑主题，在对照片进行筛选、鉴定、提炼的基础上，再有计划、有步骤地按照不同专题编辑成册。总之，进行照片档案编研工作必须在实际解决利用者需要的基础上开展，以开发其信息资源，给利用者提供专指性、浓缩性、系统性的信息，促进照片档案的利用工作向高层次发展为最终目的，而不能为了编研而编研，简单地将一组有些关系的照片拼凑一起称之为《××照片汇编》，便认为是编研成果，这种轻易地拼凑往往是只有数量而没有质量，无法从广度和深度上对照片档案信息资源进行深层次的开发利用，也就失去了进行照片档案编研工作的意义。

    照片档案虽然其编研程序与纸质载体档案是一致的，但它是以感光介质为载体的，是一种专门档案，以真实、客观、形象的画面直接反映事物，因而也就使其编研资料的形式与传统纸质档案有着很大的区别，但其编研形式有一个总的特点就是必须与文字相配合，文字既是一种说明，又是一种提示，可与照片档案相得益彰。根据编辑过程中照片与文字说明之间的关系，笔者认为其编研形式主要有三种：

 

    一、以照片为主。配以简短的文字说明。

 

    如每个高校的档案馆中都保存有反映学校校园历史面貌的照片档案，特别是学校历史悠久的，这一类照片更多。档案馆(室)可将学校的每个历史时期都选择有代表性的一组照片，汇编成专辑。每组照片只是点题性地配说明词，介绍该组照片是反映学校哪一个历史时期的面貌，不作详细说明，以便利用者迅速获取有关学校校园变化的信息，而不需逐卷调阅。这类编研成果比较适合学校校庆等重大活动时的需要，可使校友或其他利用者获知学校从建立至今，校园面貌发展、变化的过程。

 

    二、照片与文字说明相匹配，编印图文并茂的专题汇编材料。

 

    文字描述虽能讲明一件事情但缺乏直观性；照片虽是反映拍摄场景的真实映象，却只有图像，对照片档案所反映事件不熟悉的利用者就无法了解其所含内容，因而将照片配以较详细的文字说明，则可以做到文字与照片相互补充。如随着学校的发展，校园内建筑物不断增多，而由于一些建筑物年代的久远，其名称也几经变迁，如我校原学生宿舍0号楼为现在的1号楼，原1号楼又为现在的2号楼等，其它建筑物也有类似名称变动情况，对于其中的有些变化学校档案工作人员也不能确知，这就给调阅基建档案的利用者带来了不同程度的麻烦，有时往往要翻阅几卷才能找到所需，从而大大降低了工作效率。如将学校每一建筑物，各选择几张能反映其特点的照片，编制《××大学建筑总揽》，并配以每一建筑物建造时名称、现名称、建造年代、建筑面积以及归档号等有关信息的文字说明，就可大大便利利用者，如只需要一些简单信息，通过翻阅这一编研成果即可，如需较详细资料的话，也可使利用者通过该编研成果迅速找到他所需建筑物，再调阅所需基建档案，不需通过翻阅几卷档案才能确定。除了利用建筑物照片档案编研外，也可利用所藏学校设备、实验室等照片，编制有关照片汇编，以给利用者提供方便。

    这种形式实际上是将照片档案与纸质载体档案编研成果相结合，利用照片直观、形象性的特点，在开发照片档案信息资源的同时使文字档案的编研成果更好地发挥其作用。如在编写年鉴时可配以这一年中学校重要党政、教学等活动照片及党和国家领导人来校访问的照片等，编写名人全宗介绍时，配以名人学习、工作的照片等，既增强了纸质载体档案编研成果的直观性，又使库藏照片档案的信息资源得到了开发。

    开展照片档案的编研工作，是将照片档案的利用由被动服务转为主动服务，使其利用由低层次向高层次发展，提高了照片档案的利用率，并且还可有效地保护纸质载体档案原件。如前面所提到的编制学校建筑、设备、实验室总揽等，利用者可以直接利用编研成果资料作为工作参考依据，无需查阅原件或减少了翻阅次数，从而减少了这些档案原件的借出、磨损、光照次数，延长了原件的使用寿命，也提高了档案工作效率。同时在进行照片档案编研工作的过程中也可从利用的角度对照片档案的基础工作进行一次全面检查，通过查阅大量照片，能发现基础工作的薄弱环节和实际问题，并及时加以解决，如可有效地发现馆(室)藏照片档案的不足，从而进行广泛征集或进行适当的补拍工作，以丰富所藏照片档案等。

虽说展开照片档案的编研工作，对于高校档案馆(室)档案管理工作有着很好的促进作用，但正如前面所提到的，高校开展照片档案编研工作的极少，一些高校除为了招生、校庆等活动的需要，编制一些反映学校教学、科研、建筑概貌的画册外，便基本没有其它的编研成果了。这其中的原因是多方面的，最主要的是照片档案的出版、编辑业务与文字材料的出版、编辑业务有很大差别，它不仅要从内容方面进行查选、补缺、编排和编写说明，还要从美学角度翻拍、制版，印刷方面进行技术业务处理等，因而阻碍了照片档案编研工作的展开，尤其是高校，更由于经刘条件的限制，照片档案这片宝贵的档案财富还没有得到充分的开发利用。因而，对于高校档案工作人员来说，在进一步做好纸质载体档案编研工作的同时，重视照片档案信息资源的全面开发，充分发挥其信息潜能，正是新时期高校档案工作所面临的挑战。高校档案工作人员如能很好地突破条件的限制，不断提高自身的业务水平，开垦照片档案编研工作这块处女地，必将拓宽高校编研工作，给高校编研工作注入新的生机和活力，从而更好地为提高本校的教学科研的管理水平和服务水平。