《档案编研》课程 北京学员   史 清

 

摘要：档案编研工作的有效开展无疑会促进档案信息资源的快速开发和高效利用！本文从社会对档案资源的利用需求出发，分析现代档案编研工作的任务与要求，探讨新时期档案编研工作的创新思路与方法。

 

关键词：档案编研、史料编纂、编研成果、数字化档案

 

      人类社会进入了网络信息时代，历史编纂与档案编研工作逐渐并轨并拥有了全新的技术手段和工作起点，人们可以借助网络计算机、借助数字化信息系统更为方便、高效、系统、全面地开展史料编纂、统计、分析及预测等更深层次的档案编研工作，社会对档案馆的信息资源开放公布及提供集成化服务的需求也提高到了国家信息资源开发与利用的高度，档案管理的传统观念和工作模式已经很难满足社会发展的这一要求。因而，如何结合国家、机构及社会公众对档案信息资源的利用需求，强化服务意识，变革管理模式，以更高效的工作模式开展更加有效的编研工作是档案管理与档案编研工作者不断探索和积极思考的重要问题。

 

 

      档案编研是开发档案信息资源的重要方法，是对档案内容进行选摘、编辑、研究、分析，并以图书、资料、展览、画册、上网发布等形式提供档案的利用。随着社会的进步与发展，国家、机构及社会公众对档案信息资源的利用将不仅仅局限于对档案原始内容的查阅浏览，而且还将要求提供深加工后的系统化服务功能。

      从国家利益、经济发展、社会进步、科技创新和文化繁荣的角度来看，信息资源已经与能源、材料相提并论，成为当今社会发展的三大资源，作为国家信息资源的重要组成部分，档案信息资源起着不可替代的作用。2004年中办发[2004]34号文件《中共中央办公厅、国务院办公厅关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》是我国信息资源开发利用工作发展史上的一个里程碑式的文件，它站在国家参与国际竞争角度，从国家政策层面上首次明确了信息资源及其开发利用工作的战略地位，强调“信息资源作为生产要素、无形资产和社会财富，与能源、材料资源同等重要，在社会资源结构中具有不可替代的地位。”。这对全国档案事业的快速发展提出了整体发展的总体要求。

      从机构、组织及社会公众的角度来看，其一，了解档案、通读历史，进行研究与分析的主要目的是寻找组织与个人正确、快速发展的创新之路。以史为鉴、高瞻远瞩、站在巨人的肩旁上，少走或不走弯路是大家共同的愿望。这就对史料编纂的系统性、主题性提出了更高的要求。其二，社会的快速发展带给组织与个人更多的特点是紧迫感，他们希望花费较短的时间掌握较多的知识，了解并比较历史与当前的社会发展，做出最科学的决策与判断，开展更多更有效的工作，这就给档案编研与档案信息服务工作提出了知识型、时效性、编研成果的直观性，以及透彻的分析、高度的概括与系统的展示等多元化的要求。

 

      2005国家档案局中央档案馆发布2005年1号文件《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》，更是将档案资源的开发与利用提高到位社会提供知识服的高度，以科学发展观为宗旨，推进深化档案信息资源开发，优化档案信息资源部署与分配，促进档案信息服务业的形成。这无疑是对新时期档案编研工作赋予了的内涵，提出了新的要求。

      档案作为人类社会实践活动中直接形成的历史记录，不仅是信息资源不可或缺的组成部分，而且其原始性、真实性、权威性更使之成为其他各种信息产生的基础和源泉。

      从历史研究的角度而言，史料编纂等工作一直受到国家、机构、文人学者，特别是历史学家和档案工作者的高度重视，机构与个人开展的各类史料选编、档案文摘、历史沿革、单位年鉴、专题展览等大多是从局部需求出而展开的编工作，《资治通鉴》、《四库全书》、《永乐大典》等较为系统地反映中国历史、文化、科技与社会发展的经典巨著则是从国家发展的全局开展的历史文化编纂成果。应该说，在档案原始内容的基础上，开展档案的一次、二次的分类、整理、编纂、汇总等编研工作为历史研究工作提供了很好的综合性材料，以后这方面的工作依然很重要，还需要档案工作者结合历史研究需求不断地开展更加深入细致的工作。

      从信息社会的快速发展角度而言，为国家、政府和社会公众供现实利用也逐渐成为档案编研工作的重点，2005年全国各级政府信息公开制度的实施力度逐渐加大，一些省市的《政府信息公开规定》中明确要求，凡与经济、社会管理和公共服务相关的政府信息（依法免予公开的除外），均应在自发布之日起30日内予以公开或者依申请提供。其中所指的“政府信息”也包括机关所属档案室或专门档案馆内符合公开条件的信息。这不仅有利于改变档案信息自身的不利因素，使其由内部转为共享，更有利于档案的社会价值转向以现实利用为主，最大限度地满足社会利用需求。当前的机关、企业、公众除了了解社会历史及其发展外，也更加关能够体现国家当前发展的最新的信息，因此档案编研也应该担负起这一现实重任，将史料编纂与当前开放信息相结合，以实满足社会公众的多元化需求。

      档案的科学、有序与规范化管理是高效率开展档案编工作的基础，而档案编研工作则从利用者和方便检索、高效编纂及系统化整合等角度为档案管理提供更好的思路，为档案完整性、准确性、系统性等方面提出更高的质量要求，这两者之间的互相促进与发展不应被忽视。发展科学观，提倡以人为本开展现代档案管理的本质就是要从档案利用的实际需求出发，来开展档案收集、整理、接收、保存和管理，档案馆长期采纳的“来源原则”受到挑战，新来源观及众多的档案管理新理论的不断推出为现代档案管理带来生机的同时，也为档案的编研工作带来高效率。

      计算机、网络、海量存储设备的使用加快了档案数字化的进程，也为档案馆接收电子文件进馆提供了强有力的支持，档案信息化工作在各个地区迅速开展，数字档案馆建设也逐渐成为档案工作者关注的焦点，这些工作的开展将给档案馆积累更多的数字化资源，为档案馆开展档案信息服务提供了强有力的支撑平台，档案的价值性和知识性将逐渐被社会公众所认同，档案成为支持国民经济经济发展的重要的信息资源，这样以来，不仅仅是档案编研工作者能够借助于更高的技术平台，更加快速地开展档案的编研工作，而且将有更多的社会力量，如各行业中的资深学者、专家以及IT行业中开展信息资源挖掘、分析的专业人士等积极参与进来，因此，档案工作者应该抓住这一难得的机会，整合多方人力、物力、资金和技术资源，充分利用档案馆拥有丰富资源的优势，借助国家信息资源战略的强劲东风，联合社会各方力量大力开展档案信息资源的整合、编研和为社会公众提供服务利用，使档案信息资源的开发利用走向良性发展的轨道。

      档案编研成果的及时展示和广泛利用不仅能够起到更好地宣传档案的作用，而且能够促进档案编研工作向着更广、深入和更加高效的方向发展。充分利用国家、政府及各单位建立的公网、专网加速档案编研成果的快速传播成为可能，全国各级各类档案馆也在逐渐建立各自的门户网站，这都为档案编研成果提供了传播、发布的网络平台。

 

 

      新时期档案编研工作将以体现社会记忆的真实性和最大限度实现档案价值为宗旨，充分利用计算机、网络等现代信息技术，立足国家、机构与社会公众对档案信息资源利用的多元化需求，开发和挖掘档案馆的信息资源，提供档案信息的增值服务。

      1．从档案利用的现实需求出发，挖掘档案的现实利用价值，促进档案信息资源的快速开发与有效利用。

      2．从辅助领导决策的角度出发，思考档案编研工作的新内涵，应该从信息统计、对比分析、知识挖掘和预警提示等角度开展更为深入的档案编研工作。

      3．从档案编研成果的系统性、专题性和知识性等角度出发，吸纳更广泛领域的专家、学者共同参与到档案信息资源的开发过程中，仅仅依靠档案工作者开展编研工作有一定局限性。

      4．从现代信息技术的角度，思考如何开展档案编研工作的现代化，应充分基于当前已经建立的数字化档案管理平台，一方面快速检索、编辑和分析档案信息，一方面将编研成果纳入到数字化档案信息的集成化管理平台中，形成档案编研成果的动态更新知识库，在加大宣传力度的同时，为继续开展档案编研工作提供知识积累，促进档案编研工作的良性健康发展。

 

 

      总之，新时期开展档案编研工作需要切合实际需要，需要充分利用各种资源，需要借助于计算机网络等信息技术，需要站在国家信息资源战略的高度开展更广、更深、更有时效性的工作。