——学习《现代档案管理基础》的体会

 

广东学员    邹敏

 

　　我院是粤西地区一所集医疗、科研、教学为一体的综合性医院。1996年12月25日获得国家档案局颁发的科技事业单位档案管理国家一级证，这是我们经过3年多的艰苦努力后得到的。通过档案升级工作的开展，打下了我院开展档案工作基础。但是随着现代计算机的普及和信息技术的不断发展，在工作中深刻认识到进行现代化的档案管理工作已是迫在眉睫，通过学习《现代档案管理基础》后，使我深有体会。

 

 

　　无论开展什么工作，都离不开领导的支持与鼓励。档案工作不同于经济工作，档案工作中的每一项工作都需要经济的支撑，而如果没有领导的支持，档案工作如何能搞好呢？

　　我院是一家集医疗、教学、科研为一体的综合性医院，医院的综合档案室不仅保管着文书档案，还有医技档案、科技档案、设备档案、基建档案、会计档案、照片档案和人事档案中的技术档案等。我院是1993年开始进行档案管理升级工作的，在升级工作中，院领导不仅为我们解决了计算机问题，还在办公用房紧张的情况下为我们挤出房间作为档案库房，为档案升级工作打下良好的硬件基础。1996年12月25日经过我们三年多的艰苦努力和院领导的大力支持，使综合档案管理工作实现了科技事业单位档案管理达国家一级的目标。但是随着计算机的普及和信息技术的不断提高，计算机管理档案工作已是不争的事实。现代档案管理与传统档案管理之间的本质区别发生了很大的变化。由过去传统的手工收集文件变成了通过互联网络直接收集文件或通过光盘发送文件即电子文件，实现了现代先进技术与设备对档案的管理。而这些工作的实施都离不开领导的支持。而作为档案工作者也应该经常与领导相互沟通，取得领导的支持与帮助，这是实现现代化档案管理的关键所在。

 

 

　　档案工作作为一项基础性的管理工作，要求档案工作者准确理解和把握档案现代管理理论的基本原理，这就是以信息管理的理念来开展档案管理和服务工作。

　　我们首先要转变“来源原则”。随着计算机的普及和互联网络的实现，产生了电子文件，电子文件是一种在单机环境下形成的电子文件，可以在文件办理完结后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，形成电子档案即光盘。随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。而传统的档案收集是完成了所有的文书处理程序即“办理完毕”以后，才能在次年的规定时间内以纸质档案向档案部门移交归档，所以归档时间受到时间的限制，在收集过程中容易出现错漏收的现象。如果发文单位不能很好地保管好文件，则会造成文件的丢失而影响档案的归档工作。其次，转变档案鉴定理论与方法。传统的档案鉴定是以集中收集档案后进行逐份鉴定，审阅档案的内容，甄别其科学的和现实的价值从而确定其保管期限，所以容易出现鉴定错误。而电子档案则能做到随时收集随时鉴定其内容真实性、实效性和保存的价值及其技术性即可读性鉴定、病毒性鉴定和存储载体状况鉴定、软硬件鉴定，其将以技术鉴定为主。再其次，转变档案管理传统理论。  

　　传统的档案管理是保管以纸质档案为实体的保管对象，在管理中注重保证档案不被虫蛀、防潮、防火、防有害物质对档案的侵害。而实现现代化的档案管理，则可以一是通过计算机直接查找档案，速度快，准确率高。运用计算机进行档案库房的现代化管理，自动调节库房的温湿度、自控照明、自动防火、智能报警等系统。因此，要实现档案管理现代化，作为档案工作者不仅要纵观社会环境的巨大变化，而且还要有更新传统档案管理理念的紧迫感，促进我们不断进行创新性的思考与探索，运用现代信息技术实践档案管理的现代化，树立新的“来源观和鉴定理论”。

 

 

　　档案事业作为社会文化事业的重要组成部分被列入到国民经济和社会发展的总体规划，遵循和服从社会信息化发展的总体要求和战略布局，从而使档案事业自身发展与国家信息化发展战略相统一、相协调。但是，由于人们对档案意识的薄弱，一些人为图方便，将档案留存自己身边，归己所有，从而造成档案无形中的流失。只有建立健全档案的归档制度，做好档案的收集工作，才能为档案信息化管理提供充足的材料。其次，档案信息化的核心是档案信息资源的建设。因为档案信息化的对象主要是档案资源。因此，档案信息资源的有效开发直接影响档案部门的工作质量。过去档案室的工作主要是做好根据收集来的档案进行收集、整理、分类和管理，借阅档案只是少数人，所以档案工作者只有管理的权力，更不要说开发信息的收集。随着计算机的普及，网络技术和信息平台的开通，使收集档案信息的渠道有了更多的选择。2005年在广东医学院举办了广东省共建和谐医患关系的晚会论坛，由于人数限制，不能亲自去观看，我们就利用与医学院的互联网，采集到关于我院许多感人至深的素材，为我院的档案收集提供了很好的条件。进行信息管理的方法很多，如利用现有档案搞档案编研，但由于过去的照摘式档案编研随着现代信息技术的发展已不能满足查档者的要求，他们需要经过加工后的编研资料，因此，需要我们下大力气，进行档案编研的深加工，这也是对档案工作者的考验。再其次，作为本单位的专职档案员，就要从档案为本单位职工服务的角度出发，想方设法实现本科室的档案信息化，实现目录的“双轨制”，如将文书档案、医技档案、设备档案、基建档案等目录录入到档案数据库并将目录打印出来，即能实行计算机查找档案，也能实行人工查找档案，与信息技术部联系并取得院领导的支持，将能对外查阅的目录通过本院的互联网实行网上联系，即便于临床科室的医务人员网上查阅目录，也促进档案专职人员在工作中学会如何与临床一线医务人员沟通，共同搞好档案的信息化建设工作。

 

 

　　一是知识经济是以知识为基础的经济。知识经济最突出的现象就是信息技术广泛应用，知识经济发展的根本是人才，创新是知识经济的灵魂。进入信息时代作为档案工作者即要学会使用计算机，又要懂得光盘、多媒体、现代通信技术等的普遍应用。

　　二是知识经济不仅是知识的不断创新和信息技术广泛应用，它更代表的是先进的、科学的管理和管理理念。

　　三是对档案管理工作者的素质提出了更高的要求，要求具备适应现代档案管理需要的各种知识复合型人才。对于过去并未从事过档案工作的专职档案工作者来说，如何实现这些新的挑战？首先要接受新的思想变革，表现在思想要跟上社会的进步和变革，不能总是按传统的思路管理档案，要让档案活起来，那就要学会如何进行档案编研的深加工，以满足各种查档人的需求。其次，是提高自身素质，如积极学习和提高自己对档案知识的匮乏，通过远程教育网学习档案新知识，学会积极主动地参与档案的收集工作，丰富自己的档案信息，为开展档案编研工作创造条件。