《现代档案管理》网络课程学员 王英

摘　要:在公司档案信息数字化、网络化的原因的基础上，分析了公司档案信息数字化、网络化系统的基本组成，提出了公司档案管理现代化的初步构想。

关键词:公司档案信息　数字化　网络化　现代化

 

1.1　档案信息数字化、网络化是时代发展的要求 　

　　首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。

　　美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出，在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对地过剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。 公司档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。

　　网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。

　　其次，使公司档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，公司各部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案室移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案室减少了档案数据录入工作。这研发、销售等各类档案管理中同样适用。在公司诸多档案中，许多档案在形成时已由计算机处理，档案室的工作只剩下编制相应的档号，整理上架。而计算机管理方面则只需对数据进行处理，已不再需要大量的数据录入，数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题，已不复存在。

　　公司网中各类数据库的建立，使各类数据“数出一门”，使各类归档的数据能非常及时、准确。公司内的管理对象多，且很松散，如产品图纸的调整与更改、 员工的调离与辞退等，要想准确统计、动态了解这些情况，按以往传统管理方法，必须“归档”后，才能查知，而通过网上计算机管理的数字化档案却能随时准确反映当前的情况。

1.2　公司档案信息数字化是计算机大量应用于公司管理的必然结果

　　首先，公司档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。

　　许多公司建立了公司网，并与国际互联网相连。公司网的开通为公司生产、采购、研发及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，员工可以不出公司、不出国门就与国内外的买家进行交易，与科研专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流等等。计算机网络化管理的出现，使计算机从辅助性的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件，即电子文件也就应运而生。

1.3　公司档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟

1.3.1　通讯技术和计算机网络迅速发展

　　90年代以来，我国先后筑起中国互联网（Chinanet）、中国科技网（CSTnet）和中国金桥网(ChinaGBnet)，并均与国际互联网Internet接轨。就全国公司来看，我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为公司档案室网络化建设提供了前所未有的条件。

1.3.2　公司档案室自动化建设初见成效

　　自动化是公司档案室走向网络化的必由之路。自20世纪80年代后期以来，档案管理自动化建设经过10多年的努力，开发出成百个自动化专用软件。许多档案室均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案室的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案室网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

1.3.3　经费紧张状况得到初步缓解

　　经费不足是影响档案室走向网络化的最大障碍。加大投入取决于公司领导对现代化档案室地位和作用的认识程度。通过Internet、CERnet网可以看到，网络化的优越性和作用是巨大的，作为公司信息服务中心的档案室，其地位和作用更加突出，公司领导和有关部门已经初步认识到档案室网络建设的重要性和紧迫性。领导的重视，预示着经费的加大投入。档案室自身通过多种创收渠道增加收入，增强了造血功能。近年来，许多公司拨专款给档案室购置了性能较好的计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机等设备，基础设施建设得到了极大改观。

2.1　数字化、辅助管理方面存在的问题

　　事实上现有的公司档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在：

　　首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。

　　其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。

2.2　公司档案室网络化建设中存在的问题

2.2.1　缺乏统一的网络化协调机构

　　由于受公司管理体制和运行机制的影响，不同的公司隶属不同的公司，这种分散领导的管理体制，无形中使各公司档案室形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的自给自足的局面。虽然许多公司档案室已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏相互合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调公司档案室网络化建设和资源共享工作。大多数档案室仍然是采取封闭式的方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案室的标准化、自动化和网络化的进程。

2.2.2　标准化水平低

　　由于历史的原因，公司档案室自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案室根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案室系统应用软件，都没有遵循国际标准。功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案室无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各公司档案的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。

2.2.3　数据库建设滞后

　　经过多年的努力，公司档案室大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案室各自为政，在建库过程中，各馆均有不同程度的浮躁情绪，急功近利倾向严重。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前公司档案室所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多公司档案室虽与Cernet和Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源共享。

2.2.4　人员整体素质低弱

　　在档案室现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案室网络化建设，对档案人员提出了更高的要求———不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化、网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前公司档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，公司严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和公司档案事业发展的需要。

3.1　采用客户机/服务器(Client／Server)体系结构模式

　　客户机/服务器结构模式是通过网络把分散的计算机系统连接起来，系统把这些计算机根据其功能划分为服务器与客户机C／S结构系统处理方式同以往的“文件共享型”网络处理方式相比，其主要的不同点在于将一种应用分解成为若干部分，如用户界面、商业逻缉和数据库，并将这些部分交给多台机器(包括工作站、一个或多个服务器)分别执行，共同实现整体应用。用户在工作站(前台)看到的通常是用户界面，当前台需要调用某些数据时，工作站向被称为后台的数据库服务器（Server）发出请求，服务器即对此做出响应，并把处理的结果返回给前台，这样工作站就成了数据库服务器的客户（Client）。

　　C／S模式实际上是一种软件运行和组织方式，不是指工作站、服务器等硬件结构系统，它必须依赖网络系统而存在，并且充分利用了网络的资源优势，但它对具体的网络硬件、网络操作系统并无严格的要求。在Windows NT、Netware上均可以构造起实用C／S结构系统。服务器作为信息集中处理和交换的中心，硬件上选用市面上常见的高档微机即可。

3.2　建立基于Web的服务体系

　　在公司综合集成管理信息中，档案工作将以计算机管理档案信息为主要形式，通过计算机检索查询和提供档案信息将成为主要的服务方式，因此为利用者提供的信息组织结构应是网状的，用户可以根据自己的意志沿着信息之间的关系链进行浏览，而不是按照规定途径进行检索和查询档案信息。手工劳动则成为辅助形式。而让利用者通过Web浏览器访问，是目前先进、有效和最为大家乐于使用的访问方式，因此公司档案室都应建立自己的Web服务器，向公司外档案利用者提供档案信息服务。目前，计算机技术的发展，使得在PC机上Web建立站点变得相当的简单，只需选用适当的Web服务器软件，有些操作系统，如 Windows NT，已把建立Web服务器的功能内置在系统之中。今后，值得档案部门炫耀的不是拥有几台微机而是有无Web服务器。

3.3　档案信息的管理离不开数据库系统

　　数据库管理系统的选择要建立在Internet／Web技术基础上，也就是说，选择数据库系统不仅要支持C／S体系结构，还要支持分布式处理。既要具备联机事务、处理数据安全性与可靠性的支持能力，又要有较强的安全控制能力，同时还要适应多种硬件平台、多种操作系统，并具备同其他数据库系统进行连接和交换数据的能力。现在公司档案部门使用的数据库管理系统多用DBase， FoxBASE， FoxPro等编写，这些程序严格讲仅是一般操作系统的延伸，作为数据库管理软件在单机状态下应用还是可以胜任的，但是要建立覆盖全公司各类信息的集成的MIS系统，它们无论在功能上，安全性和数据完整性等方面都不能很好的满足需要。应该选择适用于多种操作系统，多种硬件平台的具有多用户、多任务和能在网络环境下运行，具有客户机/服务器结构的数据库管理系统，如Sybase、Informix、IBM的DB2、微软的 SQL Server等。这些软件不仅具有上述功能特点，而且还提供数据库互连工具（ODBC驱动程序）、数据库———Web连接软件，使用户可以轻松地建立起Web站点上的数据库服务。

 

参考文献

    1　周曙东.电子商务概论[M].南京：东南大学出版社，2002

    2  李超，周定文，黄骁俭．网络财务[M].北京：中国财政经济出版社，2002

                                                                                            学员:王英  2007-9-7