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本文来源：中国档案资讯网 发布日期：2016-10-26　　

创新思路 因势而变

——山东省胶州市全面开创乡镇档案管理新局面

作者：王世俊 相 颖 宁 娜

　　近年来，山东省胶州市档案局馆坚持“积极探索、创新发展”的理念，立足本职，不断创新乡镇档案管理手段和服务方式，取得明显成效。丰富的档案信息资源、集约化的档案管理模式、便捷的档案服务通道，使乡镇档案在服务农村发展、服务基层群众中焕发出新的生机，走出了一条独具特色的乡镇档案管理利用之路。2010年10月，全国农村档案信息资源共享工作现场会成功在此召开;2012年，胶州市被国家档案局、民政部、农业部授予“全国社会主义新农村建设档案工作示范市”;从2003年到2015年，市档案局馆连续4次荣获山东省“档案工作先进集体”称号。

　　明确职责，专设机构，档案管理机制由虚变实。为改变乡镇档案工作由党政办公室监管的现状，成立了专门的档案管理机构——乡镇档案信息中心。首先，在营海镇试点。该镇党委、政府以红头文件的形式，明确档案信息中心为镇政府的正股级事业单位，是全镇专门的档案管理机构，配备编制4人，负责档案保管、利用及对镇直各部门、行政村档案工作的监督指导，并明确规定，每年6月底前，各部门必须将上一年度的文件材料按规范要求整理归档，及时移交档案信息中心保管，任何部门和个人不得以任何理由私自存放。这一做法，在机制上顺应了乡镇档案工作的发展趋势，较好地解决了乡镇档案工作无实设机构、无专管人员的断层问题，较之以往，乡镇档案工作规范管理有了显著改观。在此成功试点基础上，其他11个镇、街道也都相继设立了档案信息中心，从组织机构上保证了乡镇档案工作的健康开展。

　　加大投入，打造硬件，档案资料由室藏转为馆藏。乡镇档案管理新模式的重要特征之一是实现乡镇档案工作的集中实体化管理。营海镇党委、政府积极开展档案工作，在新建成的4500平方米的镇政务服务中心大楼的一层，建设了400平方米的档案信息中心，设置了档案查阅区、展览区、现行文件开放区、档案保管区等，并配备了档案设备设施，建成了一个现实意义上的“乡镇档案馆”，使之成为全镇以政务服务中心为龙头、以村级代办点为基础的立体化为民服务网络的重要组成部分。其他乡镇、街道办事处也都学习借鉴营海镇的先进经验，累计投资200余万元建起了综合档案室，从硬件上保证了档案工作的开展。

　　整合资源，集约管理，档案保管由分变合。乡镇档案工作难以充分发挥作用的根本原因在于档案资料分散保管、多头管理。因此，要想让乡镇档案充分发挥资政参考、服务现实的作用，实现乡镇档案资源整合，变分散保存为集中统一管理，则是必由之路。营海镇把全镇27个部门的档案进行集中统一管理，门类涉及文书、会计、计生、教育、卫生、土地、保险、农业科技、招商引资、声像、实物等20多个，档案信息中心档案数量达到2000余卷4万余件;同时，加大了档案信息化建设力度，将所藏档案文件级目录全部录入微机，将主要门类档案全部进行数字化扫描，使其目录级微机检索率达到了100%，文件级微机检索率达到了80%，从而实现了优化全镇档案资源的集约化管理，夯实了乡镇档案工作积极服务于社会主义新农村建设的物质基础。目前，该市已有10个镇、街道办事处实现了这一目标。

　　拓展功能，强化利用，档案服务由窄变宽。以前的乡镇档案管理模式局限性很大，主要职能是收集、整理、保管党委政府的文书档案，服务的范围也仅限于机关工作，服务的目的也基本上是工作查考，服务的方式只能是被动的“你来我找”。乡镇档案信息中心按照全新的管理模式设置，其工作职能及其服务功能都得以大大拓展。一是承担集中统一管理全镇档案资源职能，整合全镇档案信息资源，实现档案集中统一管理。二是承担对内对外的监督指导职能。对内具体负责对镇直各部门的档案业务培训、归档整理、鉴定移交，对外则依法履行对所辖村庄的监督指导职能，促进全镇村级档案工作的健康协调发展。三是承担已公开现行文件查阅利用职能。档案信息中心通过建立“政策超市”，将各级党委、政府已公开的现行文件全部向社会和群众开放，群众可以到“政策超市”里免费查阅利用。四是承担全镇政务公开窗口职能。档案信息中心定期将全镇党务、政务、村务、财务等向社会和群众公布，让全镇群众及时了解党委、政府的重大决策、重大活动，给群众以知情权、参与权。目前，档案信息中心分为政务信息发布区、网上查阅区、图书资料区、服务区、档案查阅区、休息区6个区域，集多功能于一体。如此一来，不仅实现了全镇档案资源的统一，而且为利用者全方位地提供档案信息服务搭建了一个平台。其他11个镇、街道办事处也都按照这一模式开展了各具特色的创建工作，并取得了十分明显的效果。

　　通过几年来的不断创新、不断完善，全市的乡镇档案管理利用工作已探索出了一条行之有效的新路子。12个乡镇、街道办事处的档案工作，有2家晋升为省档案管理特级先进，其余10家全部达到省档案管理一级先进单位标准，其中还有2家被评为全省社会主义新农村建设档案工作示范镇(街道)。

　　原载于《中国档案报》2016年10月24日 总第2981期 第三版