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本文来源：中国档案资讯网 发布日期：2016-09-05　

各类便民利用服务机制效用日益凸显

——2016年上半年上海市浦东新区档案馆档案利用情况分析

作者：浦东新区档案馆

　　近年来，上海市浦东新区档案馆陆续推出了多项档案利用创新便民服务举措，逐步构建和完善了档案远程利用服务体系。自2011年“民生档案进社区”试点至今已是第6年，从2016年上半年的档案利用情况来看，这些服务机制发挥的效用日益凸显，在档案馆及各联网服务点的共同努力下，广大浦东市民充分享受到便捷、高效、贴心的现代化档案公共服务，取得了良好的社会效益。

　　一、上半年档案利用基本情况

　　2016年上半年，浦东新区档案馆档案接待利用情况如下表所示：

　　二、上半年档案利用情况分析

　　2016年上半年，浦东新区档案接待利用总量与去年基本持平，局馆窗口现场接待量开始呈现下降趋势，而各类远程利用服务手段呈现显著、持续的增长态势。同时，档案利用的内容在民生档案仍然占据主体地位的基础上，也出现了新的特点。

　　1.社区利用持续增长。目前，全区46家社区事务受理服务中心都可以受理常用9大类民生档案的查阅利用。自这项服务机制推出以来，每年在社区完成民生档案利用的人次均大幅增长，2016年上半年，社区民生档案利用量同比增幅达31.2%。社区工作人员在办理有关业务时，引导群众就地查阅所需的档案，实现了“一站式”服务，受到群众的广泛欢迎。随着档案馆不断加大宣传力度，群众对民生档案社区利用的知晓度不断提高。

　　2.自助查档深受欢迎。去年下半年，浦东新区民生档案自助服务终端开始在档案馆、婚姻管理所和房地产交易中心三个办公地点试运行，先期提供婚姻档案自助查阅服务。市民持本人身份证，在终端机上根据操作提示，两三分钟就可以完成身份信息验证、调阅档案以及签章打印，拿到的档案证明材料与在档案馆窗口查阅具有同样的效力。这种全自助的档案查阅方式有效分流了窗口压力，减少了群众来回奔波，提高了档案利用效率，一经推出就受到群众和有关单位的欢迎，2016年上半年，累计为3000多人次提供了服务。这也是浦东新区档案馆窗口特别是迎春路本馆窗口现场接待人次明显下降的主要原因。

　　3.跨馆查询成“新常态”。2016年上半年，浦东新区通过“全市通办、跨馆出证”工作平台受理的跨馆民生档案利用累计超过1600人次，日均超过10人次，同比增长近四成。曾经，“哪个区办的就到哪个区去查”是人们查阅利用档案的惯性思维，如今，“全市通办、跨馆出证”工作平台运行数年之后，越来越多的群众在需要查阅档案时首先想到的是“人在哪个区就在哪个区查”。此项便民服务还实现了向街镇、社区的延伸，群众在家门口申请跨馆查阅，这已成为民生档案查阅利用的“新常态”。

　　4.民生档案利用仍是主体，竣工档案利用持续增长。2016年上半年，各类民生档案的利用仍是主体，婚姻登记档案、房产权证档案、社员建房档案、独生子女档案等四类档案的利用量占总利用量比重仍超过70%。其中，房产权证档案和社员建房档案的利用量延续下降趋势。竣工档案的利用保持了今年以来的增长态势，占上半年总利用量的5.5%，同比增长超过两成。上半年，数家单位需要查阅大量图纸，导致图纸打印量同比大幅增加。竣工档案利用量的持续增长也显示了浦东新区在深入推进二次创业和自贸区建设过程中，城市建设活力不断增强。

　　5.区域利用特点鲜明。浦东新区档案馆现有三个档案利用受理窗口，因市民居住、工作地域和馆藏档案结构的差异，各窗口档案利用特点差异明显。迎春路窗口现场接待仍以房产权证档案和婚姻档案为主，上半年婚姻档案利用量明显减少，主要是前述各种远程利用手段的分流作用日益明显。惠南馆窗口接待婚姻登记、独生子女档案两大类利用人次占该窗口利用总量的一半有余，川沙馆窗口接待婚姻档案、独生子女档案、社员建房档案和土改档案四类档案的总数占比超过80%。今年4月以来，因合庆镇启动村志编修工作，有关机关街镇文书档案的查阅利用量增长3倍，占该窗口总利用量接近10%。

　　三、上半年档案利用服务主要举措

　　1.档案数字化大大提高了档案接待利用效率。近年来，浦东新区档案馆加快推进档案数字化，2016年是馆藏存量档案全文数字化项目开展的第二年，到年底将完成总数近百万卷、1.6亿多页的数字化量。数字化档案的直接利用占比逐年提高，且效果显著。今年上半年，迎春路本馆窗口接待的档案利用中，数字化档案的利用占比达到85%，调阅实体档案越来越少，在减少了对实体档案可能造成的损伤的同时，大大提高了档案接待利用的效率，优化了用户体验。

　　2.各种便民服务措施开辟多条“绿色通道”。各项便民服务措施的灵活运用为市民提供了人性化的服务，得到了相关工作人员和村民的点赞。一是“就近取件”为高东镇永新村地籍核查工作便捷快速提供建房档案，该村20多位村民通过民生档案“就近取件”便民服务在村委会就地办好了档案查阅的所有手续，省却了大量的来回奔波时间精力，也使村委会地籍更新调查工作得以高效开展。二是“特事特办”助合庆镇各村村志编修工作顺利推进，针对编修村志查阅档案量大、涉及面广的特殊情况，档案馆特事特办，积极与合庆镇及相关部门联系，根据需求梳理馆藏档案，分门别类做好各项利用准备，规范各村办理查档业务的手续和流程，为各村查阅档案提供了极大的便利，该镇村志编修负责同志专门来函致谢。

　　3.档案远程便民服务体系不断完善丰富。随着档案利用渠道的不断丰富，服务机制的不断完善，一个适应浦东特点、具有浦东特色的档案利用便民服务体系逐步形成，整体效益日渐凸显。典型的表现是，在档案利用总量基本平稳的基础上，各种不同途径完成的档案利用量有增有减。周六接待利用量的变化就是一个很好的例证。档案馆周六窗口服务开通以来，前两年的接待量一直持续上升，直到今年上半年开始回落，这并不意味着市民的查档需求下降了，而是由于社区利用、就近取件、自助查档、网上预约等远程利用方式的广泛应用，使越来越多的群众不再需要赶到档案馆现场查阅。随着今年年初微信及“市民云”查档预约的开通，浦东新区民生档案远程利用服务接轨“互联网+”时代，拓展到了移动终端，使档案利用进一步突破了时空限制，实现了又一次能级提升。