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本文来源：中国档案资讯网 发布日期：2016-07-08　　

集团化运作 集约化管理

——青岛啤酒公司档案工作的创新之路

作者：汤海萍 本报记者 杨太阳

　　青岛啤酒公司(以下简称“青啤”)创建于1903年，是中国历史悠久的啤酒制造厂商。公司已在全国20个省、自治区、直辖市拥有60多家啤酒生产企业，公司规模和市场份额居国内啤酒行业领先地位。

　　随着公司的不断发展，管理机构、所属单位也相应增多，层级复杂且分布全国各地。档案管理工作面临着规模庞大、分布零散、跨区域大、不易统一等难题，因此，选择行之有效的管理模式成为青啤档案管理之中面临的最大挑战。

　　建立档案管理网络 实施顶层设计和监管

　　原先，公司对下属外地单位的档案工作没有进行系统管理，由此造成了部分公司所属单位档案工作监管力度不够的状况。2010年，为改变这一现状，青啤公司不断探索，转变思路，在对基层调研与论证的基础上，结合青啤公司实际管理需要，提出了对公司档案工作实行集团化管理的新模式——即利用公司档案数字化管理平台，对公司所有档案实行一体化、信息化管理，管理方式也从传统封闭式、松散型的手工管理转变为集中式、数字化管理的模式，从而提升了对所属外地单位档案管理的监管力度，真正实现对青啤档案统一管理的目标。

　　公司对档案工作的管理着力于顶层设计，作为履行规划与监控职能的公司总部档案室，通过已建立的档案管理网络，对所属各单位档案工作从“知情、建议、指导、监督”4个方面进行监管。通过对各单位档案管理的知情，有针对性地开展建议和指导工作，运用监督手段对档案工作成绩进行量化，实现了公司档案工作集团化的统一领导、统一标准、统一管理的“三统一”。

　　另外，以总裁办领导为核心，成立了“档案管理委员会”“突发事件应急领导小组”“鉴定销毁领导小组”等档案管理机构，由总裁直接分管，总裁助理亲抓落实，将部门负责人纳入领导小组，各部门设立一名兼职档案员，自上而下形成档案管理网络，并将此模式延伸至所属单位。经过几年的发展与健全，如今，公司所属单位已全部设立档案室，配有专职档案人员，健全各自的档案管理网络，最终纳入青啤公司总的档案管理网络，形成了全集团的档案网络管理体系。

　　健全制度体系 奠定档案科学规范管理之基

　　公司特别重视档案管理制度体系建设，建立了《青啤公司档案管理规定》《青啤公司档案管理流程》《青啤公司档案管理突发事件应急预案》等规章制度。除此之外，还制定了《档案管理审计规定》，将档案工作纳入公司内控审计，每年对所属单位进行抽检，采取问询和现场检查等形式，并将《档案管理模块内部控制监督检查表》和《档案调研报告》及时反馈给受检单位，对发现问题实施整改，并跟踪整改情况，整个过程形成了档案的闭环管理。有了制度作为保障，公司各项档案工作有法可依，有章可循，步入了良性规范化发展轨道。

　　值得一提是，青啤档案人在工作中不断摸索经验，形成了“青啤档案管理时钟”制度。“时钟”制度明确了档案工作在各时间段内需完成的工作内容，如档案工作项目、关键执行流程、衡量指标、完成时间节点、执行人、责任人、相关制度或流程等。档案人员依据管理时钟的时间节点开展工作，有效保证了公司各项档案工作的及时、准确和统一。

　　根据国家发布的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，公司对总部、工厂、营销公司档案工作进行充分调研后，形成对公司各单位、各部门具有针对性的文件材料归档范围和保管期限表。在每年度文件材料归档范围和保管期限表形成之后，发布年度归档通知，统一部署归档工作。各单位依据通知有序开展工作，确保整个公司归档工作有序进行，从源头上对应归文件材料进行有效控制，规避档案资源前端风险，维护了青啤档案资源的齐全、完整、准确。

　　有的放矢 注重实效 档案管理由粗放型向精细化转变

　　在青啤公司开展档案集团化管理之前，业务人员对档案工作的印象仅停留在基础事务管理上，档案管理存在一些薄弱环节。为了扭转这一局面，公司通过一系列管理思路的转变，采取了许多行之有效的措施，明确了档案工作的定位，公司各项档案工作逐步向科学化、标准化、规范化迈进。

　　档案管理由粗放式向精细化转变体现在，随着公司新建、搬迁工厂的增多，其档案管理工作亟待规范，为此，档案部门加强对项目工厂的跟踪指导，开展专项管理。在开展档案业务培训时，档案部门系统制定学习计划，区别对待受训对象，如给一线档案工作人员讲业务，给企业中层干部和分管领导人讲责任，列举一些生动的案例，让他们从真实发生在自己身边、与切身利益相关的事件中汲取经验，获得警醒。另外，为了使档案业务培训内容更加有的放矢，他们针对专兼职档案人员开展不同主题的培训，不仅宣传大政方针，还手把手讲授业务实操技巧，使培训的内容更接地气，效果发挥到最好。

　　针对公司内部对档案工作所发挥作用认识不足的这一问题，档案室于2013年创办了《青啤档案管理与服务》内刊，利用这一平台对档案业务知识、公司档案动态、优秀档案管理案例等进行交流。为进一步促进公司业务人员之间的档案工作交流，加大对专兼职档案人员的培训力度，他们在公司知识平台发布档案业务课件，采取实地培训、QQ远程培训、电话培训、专报宣传，组织所属单位参加当地档案局等多种学习宣传手段，全面提升了集团档案业务管理水平和全员档案管理意识。

　　青啤公司通过开展档案集团化管理，快速实现了资源共享、优势互补、管理效率提升，成为体现企业创新管理水平的最佳实践。尽管档案集团化管理的创新之路充满坎坷和不平，青啤档案人始终以智慧和行动勇于探索和尝试，踏踏实实走好每一步。

　　原载于《中国档案报》2016年7月7日 总第2935期 第三版