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本文来源：中国档案资讯网 发布日期：2016-05-10　　

马鞍山市城市社区档案工作的实践与思考

作者：马鞍山市档案局 魏玮

　　社区建设是我国城市经济和社会发展到一定阶段的必然要求，做好社区档案工作是新时期档案部门的一项 重要职责。2015年11月23日，国家档案局、民政部联合印发了《城市社区档案管理办法》，从档案管理原则、管理职能、管理制度、档案信息化建设等方面对今后一个时期社区档案工作进行了规定。马鞍山市城市社区档案工作始于2002年，多年来坚持分类指导、重点突破、实事求是的工作方法，积极探索发展路径，不断夯实建设基础，增强城市社区档案工作活力，更好地服务社区各项工作开展。

　　一、主要做法

　　(一)试点阶段

　　边试点边总结。2002年5月，马鞍山市档案局联合民政局等部门对全市社区进行了调研，选定钟村、杨桥、鹊桥、红旗、桃花园、红星等6家社区率先开展社区建档试点工作，年底全部验收合格。为了将建档经验推广到全市，马鞍山市档案局在试点基础上出台了业务建设标准，2002年8月印发了《关于社区档案业务建设有关规定的通知》，对城市社区档案的归档范围、分类编号方案、整理方法、保管保护、档号章格式等做了统一规定，明确要求将文件材料按问题分为综合管理、社区党建、社会治安、卫生创建、计生、民政、社区服务等七大类，有效指导了全市各社区的建档工作。

　　边操作边培训。社区建档工作没有成熟的经验可以参考，马鞍山市档案局的同志扎根社区了解情况，与社区工作人员一起参与档案整理，在实际操作中总结经验，干中学、学中干，实现了工作推进与业务培训同步进行。

　　边推进边服务。社区档案工作服务于社区建设，马鞍山市各社区将散存在工作人员手中的档案资料进行归档整理，减轻他们日常工作负担，在积极建档的同时，还开展档案利用服务，由社区档案管理人员负责向外单位及群众提供查阅服务，更加方便快捷，赢得了社区支持。

　　(二)推广阶段

　　摸清现状，明确目标。马鞍山市各社区基本情况不同，场地、经费等条件差异较大，2003年3月，市档案局和市民政局在充分调研的基础上联合印发了《关于加强社区档案管理工作的意见》，提出了社区档案建设“四有”标准，即有分管领导、有管理制度、有完整齐全的档案及存放装具、有管理档案的人员。明确在全市范围内开展社区档案建档达标活动，为提高社区建档积极性，还制定以奖代拨奖励措施，如对验收合格的社区奖励档案装具或设备。

　　任务具体，责任落实。为了全面完成建档达标任务，制定社区档案规范化建设三年计划，并将任务分解到部门。由市档案局负责社区档案业务建设的统筹安排和监督指导;市民政局作为主管部门，将社区档案工作纳入城市社区建设工作内容，与各项工作同部署、同检查、同验收;区档案局、区民政局为责任单位，负责社区档案规范化建设的推进和验收;街道作为社区上级单位，负责解决社区档案建设工作中遇到的各种困难;社区档案管理员负责社区文件材料的归档、整理和利用工作。由于分工明确、责任到位，社区建档工作有序推进，截至2004年底，全市52个城市社区全部建档合格，提前一年完成社区建档工作，在全省率先实现社区建档工作“一遍红”。

　　借势推进，同频共振。社区档案工作主要涉及民政部门、档案业务主管部门及各基层单位。马鞍山市充分发挥社区建设指导委员会的作用，市档案局作为指导委员会成员单位，积极与市民政局沟通、配合，建档工作还得到了各区委、区政府的高度重视，尤其是调动了各个街道的积极性，在政策倾斜、场地落实、设备更换、经费投入、人员配置等方面给予了大力支持。

　　(三)巩固阶段

　　建立长效机制。为进一步加强城市社区档案规范化建设，市档案局在2012年印发了《关于进一步加强城市社区档案业务建设的通知》，提出了十条建设标准，是年底组织社区再次开展了达标验收，要求将社区档案工作纳入年度工作计划，做到与其他业务工作同部署、同检查、同验收。

　　纳入年度目标。社区档案工作是做好社区各项工作的基础，马鞍山市将社区档案工作纳入民政部门的社区验收标准，与社区其他工作同步考核，强化了社区对档案工作的重视程度，保证了档案工作的开展力度，巩固了社区建档以来的工作成果。

　　强化督促指导。各级档案主管部门经常对社区档案工作开展监督指导，发现问题能及时解决。同时开展各种交流学习活动，有针对性地进行业务培训，提高了社区档案管理水平。

　　二、几点体会

　　(一)工作方法上坚持齐抓共管

　　做好社区档案工作依靠单个部门力量远远不够，必须加强联动，形成合力。民政部门是推动社区档案工作顺利开展的主力，提出建设要求并纳入考核是做好社区档案工作的重要抓手。档案部门全力配合，在业务操作层面上给予支持，尤其是通过提供实实在在的便利提高了街道和社区对档案工作的认识，使基层单位能更加主动参与、积极谋划。

　　(二)标准掌握上坚持实事求是

　　马鞍山市立足基本市情出台政策，坚持因地制宜开展工作。制定标准时没有提出过高要求，而是以社区现状为基础，以不给社区增加负担为工作方针，充分利用现有条件实现档案的有效管理。如条件薄弱社区的档案工作要求实用，档案保管方面具备专业装具和橱柜即可，摆放场地可以和办公室合并;条件较好社区则追求规范，要求尽量设立综合档案室。

　　(三)人员落实上坚持专人负责

　　民政部门和档案部门都安排了专人负责落实跟进社区档案工作，相关情况掌握及时，主管部门之间、部门与社区之间联系更加紧密，档案工作中遇到的问题也得到有效解决。各街道和社区明确了档案工作分管领导，并保证有至少一名熟悉社区情况的工作人员长期担任档案管理员，负责日常管理工作，实现了上下通畅、责任到人。

　　(四)条件保障上坚持可持续发展

　　社区档案管理工作是一项长期工作，人、财、物方面需要持续投入，并且要巩固好已有成果，杜绝“一阵风”的情况，即专项检查时突击整理、腾挪场地，检查过后便放松管理。各级主管部门及责任单位都有义务为社区档案工作提供保障支持，努力维护档案管理设施长期可用，保障管理人员工作水平不断提高。

　　三、存在问题

　　随着社会和经济的发展，社区在社会化服务中承担的任务越来越多，社区工作内容也越来越繁杂，社区工作人员的精力往往被其他业务占用，对社区档案工作重视不足。从马鞍山市情况来看，虽然市、区、街道、社区都做了大量工作，但仍存在一些薄弱环节。

　　(一)保障机制落实不到位

　　档案材料内容及载体的特殊性要求必须具备一定的保管及保护条件。马鞍山市部分社区受到办公场地和经费等限制，还未建立综合档案室，档案柜多码放在库房或办公室一角，不利于档案材料的集中统一保管，“九防”措施难以落实。一些条件较好的社区虽已建立综合档案室，但后期又被其他活动室占用，档案保管条件不升反降，有的社区将原综合档案室改建为青少年电子阅览室，档案柜移至青少年活动室，活动室还同时承担着家长学校、道德讲堂、志愿服务工作站等多项功能。多数社区虽制定了档案管理制度，但普遍落实不到位，在实际工作中难以进行监督、指导，且大部分社区没有对档案信息进行开发利用，检索工具单一，更谈不上利用档案材料开展编研工作。

　　(二)管理人员专业化程度不高

　　社区档案管理人员是档案工作和各项政策的最终执行者，档案管理人员素质的高低直接关系到社区档案工作水平。目前马鞍山市配备专职档案管理人员的社区较少，档案员多为社区工作人员兼任。现有档案管理员学历水平普遍不高，且大多不是档案专业学历，部分管理员只接受过档案管理部门的短期培训，并未取得相应的上岗资格证书或专业技术职称。此外，社区工作人员多为聘用制，更换频繁，档案交接工作随意性大，很多未办理移交等必要手续。如有的社区在档案管理员更换过程中，由于台账不全、交接工作不到位，导致新档案员对本社区档案归档进度、整理方法及摆架情况不了解，难以为档案利用者提供快捷、有效的服务。

　　(三)档案分类及管理标准不完善

　　社区活动形式多样，内容丰富，社区形成的档案体现出多元化、庞杂性的特点。目前，社区党建类和综合治理类是社区档案的主要构成部分，这类材料容易鉴定;但社区还开展了大量服务居民生产生活的工作，涉及医疗卫生、金融贷款、合同协议、社区养老、便民服务、治安帮教等，有些工作还有交叉，所形成的档案材料在类别上不容易界定，再加上社区档案管理人员业务水平有限，对很多材料只能进行大体分类，难以进一步细化。特别是各部门在社区工作验收检查期间，往往要求社区将与本部门工作相关的档案材料单独整理备查，出现了将已整档案拆散重新组卷的现象，甚至添入一些补充材料，破坏了档案的真实性和完整性，也造成人力物力的浪费。

　　(四)档案信息资源利用不充分

　　服务性是社区档案与其他档案最大的不同点，社区档案是在社区建设、服务居民的过程中产生的，也应该在服务社区居民中发挥作用。实际工作中，只有少数居民对社区档案有所了解，且认为是仓库中的“死档”，与自己关系不大。社区档案利用工作主要存在两方面问题。一方面是可用内容少。社区档案工作由于人手不够、保障不足，收集档案时更愿意选择“红头文件”等易获得的材料，忽视那些有保存价值的民生档案材料，且大量材料还散落在各部门工作人员手上，使得居民在遇到问题求助社区档案时往往查无所得。另一方面是可查途径少。社区档案信息化水平较低，提供的服务以上门查阅原始资料为主，手续不规范，利用效果不明显。条件好的社区虽将部分可公开的档案信息搭载到社区网站上供居民查阅，但利用率仍低。

　　(五)档案信息化建设滞后

　　相较于其他职能部门的信息化水平，档案工作信息化发展较为滞后，部分社区还没有配置计算机、档案管理软件等电子设备，提供档案查阅服务还停留在手工检索方式。档案目录和电子文件数据库的缺失直接影响了档案资料的利用效率，增加调阅难度，也给管理人员带来诸多不便。档案工作信息化水平低还直接制约了社区便民信息一站式查询工作的开展，社区之间的信息共享更难以实现。

　　四、对策建议

　　(一)在扩大档案宣传上下功夫

　　了解是重视的前提，只有认识到社区档案工作在服务社会发展、方便居民生活中的重要作用，才能引发全民“知档用档”的风潮，才会形成发展社区档案事业的合力。要开展全方位、多途径的档案宣传工作，充分利用报纸、电视、网络等媒体，使受众面覆盖到社会各层面和各年龄段，尤其要重视网络宣传，不仅能拉近与群众的距离，而且能改变档案部门与档案工作长期以来留下的刻板印象，增加亲切感。宣传内容和形式尽量丰富多样，如宣传档案知识的动画短片、反应社区变迁的图片展示、讲述档案利用成效的专题报道、讲述档案背后的故事、开展家庭档案展览等。

　　(二)在建立督促机制上下功夫

　　档案工作在社区处于弱势地位，往往受到忽视，只有加大督查力度才能保证社区档案管理水平不断提高。民政部门应将社区档案管理工作纳入“四优社区”考核内容，量化考核标准，提高分值比重，在评比中提高社区对档案工作的认识，形成互相学习、互相竞争的良好局面。档案部门也要将社区档案工作纳入对县区档案局的目标考核中，通过社区档案工作水平的提高程度来考核档案管理部门业务水平，通过社区对档案管理部门的评价高低来考核其指导服务职责的履行情况。

　　(三)在强化队伍建设上下功夫

　　档案管理员的业务能力在很大程度上决定了社区档案工作水平，因此要建立一支专业化的档案管理员队伍。要把档案管理员培训纳入地方整体教育培训计划之中，并实行常态化培训机制。档案业务管理部门要切实发挥业务指导作用，深入分析社区档案业务存在的问题，有针对性地开展培训。鼓励档案员参加专业资格和职称考试。在此基础上，组织档案员学习利用、编研等知识，尽力挖掘社区档案资源的潜力。开展座谈交流，组织档案员在政策法规学习、工作业务处理等方面进行交流研讨，发现问题、总结经验，适时组织档案管理员赴先进社区考察学习，取长补短。

　　(四)在发挥服务作用上下功夫

　　社区档案受众范围广，档案信息关系到社区居民的切身利益，要改变“只管不用”的现状，使社区档案的价值在提供利用中体现出来。第一，完善社区档案资源体系，丰富档案内容。拓宽档案材料收集视野，重点建设专属于社区的特色档案、与群众利益密切相关的专门档案，使社区居民真正成为社区档案工作的受益者，调动居民参与社区档案建设的积极性。第二，利用网络搭建社区档案便民服务平台，实现跨区域、跨部门的社区档案信息资源大整合，使居民足不出户就能查询到需要的信息。

　　(五)在落实政策法规上下功夫

　　新颁布的《城市社区档案管理办法》已于2016年1月1日起施行，针对社区存在的组织不健全、工作关系不顺、工作人员素质不齐、服务设施薄弱、工作经费难以落实等问题作出了明确规定。档案及民政部门要认真学习《办法》规定，结合本市实际制定实施方案，一方面做好调研、培训等工作，摸清社区档案家底，开展业务培训，将新政策解读好、传达好;另一方面按照《办法》要求和《城市社区文件材料归档范围和保管期限表》的归档标准，开展城市社区档案规范化建设活动，促进管理水平全面提升，更好地为社区各项工作服务。