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本文来源：中国档案资讯网 发布日期：2016-04-01　　

让档案工作成为高校建设中不可或缺的力量

——兰州大学档案馆做好档案资源建设和开发利用工作服务学校发展

作者：段小平

　　档案资源建设和档案信息开发利用是档案工作最重要的组成部分，如鸟之两翼，不可偏废。近年来，兰州大学档案馆开拓思路，采取措施，加强档案资源建设和档案信息开发利用工作，收到了资源建设和开发利用互为动力、相生相长的良好效果。

　　完善制度，创新机制，消除归档盲区

　　近年来，配合学校规章制度清理工作，结合高校档案工作的新情况、新要求，兰州大学档案馆着力进行了一系列规章制度的“废、留、改、立”工作。其中，重点修订了《兰州大学部门归档范围、分类方案与保管期限表》和《兰州大学科研档案管理规定》等规章制度，规范相关工作，为依法开展档案工作奠定了基础，校内各部门也以上述规定的执行情况为依据，作为评优评奖的重要指标。在修订规章制度的基础上，兰州大学档案馆还建立了归档反馈制度。在每年年终考核前一个月，汇总校内各部门归档情况，包括归档完整程度、整理质量、存在问题等，通过电子邮件向校内各部门主要负责人和分管领导反馈，对于归档情况评价较低的部门，以书面反馈的方式，进行警示和督促。近年来，档案进馆率呈逐年上升的良好态势，年均进馆量达到1.3万件，个别年份增长率达到24%。截至2015年12月底，馆藏总量达到22.6万卷件。

　　拓宽视野，注重特色，优化馆藏结构

　　为拓展收集范围、优化馆藏结构，兰州大学档案馆着力加大特色档案资源收集与征集力度。从2011年开始，先后征集了多位知名书法家的作品、题词、手迹，目前已收藏有胡乔木、费孝通、李政道等人的题词和手迹，档案馆拥有了一批极具价值的馆藏珍品。2012年以来，兰州大学档案馆开展“萃英记忆工程”口述档案采集、人物访谈和视频采集工作，同时收集相关名人档案。截至2015年7月底，共采访兰州大学老领导、老教授、老校友、老职工260多人次，形成时长约300小时的视频资料。在采访过程中，无偿征集珍贵文献、实物和资料共计500余件，其中包括民国时期的准考证、国立兰州大学时期的校徽、新中国成立后兰州大学第一届学生的毕业证书，打字机、海拔仪，以及大量的讲义、手稿、著作、照片等。

　　主动记录，实时采集，“档案馆在现场”

　　近年来，兰州大学档案馆采取以部门归档为主，主动记录和实时采集为辅的策略，加大校内重大活动档案收集力度，提出“档案馆在现场”的行动口号，保证学校各类庆典活动、大型学术研讨和交流活动、重要视察和来访活动相关档案的及时收集和保存。兰州大学档案馆收集和采录了甘肃卫视推出的《2011中国MBA黄河(兰州)漂流赛》节目、《齐德拉》大型音乐舞蹈诗剧创作演出、开学毕业典礼，以及二级学院建院庆典、校友返校纪念、各地校友会交流与研讨等学校各类重大活动档案;还采集了部分院士、教学名师等进行科学实验、课堂教学、讲座报告的视频资料，既改善了馆藏结构，又丰富了馆藏内容。

　　立足馆藏，以档为凭，既维权又打假

　　兰州大学档案馆的档案利用主体由两部分构成，一是校内各部门、教职员工和在校生，二是历届毕业生。近年来，兰州大学档案馆为教学科研、重大活动、重大项目、楼宇维改、财务审计、维护教职员工正当权益、毕业生就业深造和学历认证等各项工作提供了高效的信息支撑和数据支撑。特别是为学校以及学校各二级单位编史修志、校史人物研究与传记撰写提供了大量档案凭证和参考资料。同时，档案服务社会的频次也逐渐上升，兰州大学档案馆为国内外学校、专业认证机构、各地政府机构、企事业单位等提供学历学位认证材料近千人次，在认证过程中发现和纠正了假冒伪造学历现象，维护了学校的声誉。近5年来，兰州大学档案馆接待各类查档人员共计1.6万人次，提供档案共计3.7万卷件，出具各类档案证明近8万页，年均接待量达4100人次，高峰时段日均接待量达到150人次。

　　深度挖掘，高度整合，远程查档全覆盖

　　在利用方式上，兰州大学档案馆不满足于“你查我取，登记走人”简单模式，提出“深度挖掘、高度整合”的提供利用工作思路。一方面，在查档工作中，依托完备的文件级数据库，努力做到应查尽查、无一遗漏、旁征博引、系统完整;另一方面，依托现代化的办公设备和技术，为学校各个部门和广大师生远程提供档案扫描件查档服务。兰州大学档案馆相继开发毕业生成绩翻译系统和毕业生证书翻译系统，同时建成档案信息化管理平台，建立历史档案数据库、硕博士学位档案数据库、房产财务凭证数据库、教学档案数据库、党群行政档案数据库等多个文件级目录专题数据库，目前积累数字化档案约8万余件，目录共计36万条，档案网络管理系统面向学校所有部门授权，实现了远程查档全覆盖。

　　利用媒体，创新宣传，积极参与学校文化建设

　　近年来，兰州大学档案工作已经成为学校文化建设和软实力建设中不可或缺的力量。每逢学校招生季、毕业季、校庆(院庆)、重要校史人物诞辰纪念、重大节日、抗战胜利纪念等重大节点，兰州大学档案馆都会为学校新闻宣传部门提供相关素材和稿件，“档案馆”3个字出现在学校各类自媒体上的频率也越来越高，档案和档案工作的宣传力度得到提升。兰州大学档案馆创办的校内刊物《看兰台》，至今印发22期，先后发布清代毕业文凭、解放军接管兰州大学文告等珍贵史料;公布语言学家、作家刘让言，甘肃省首批国家级教学名师钱伯初，著名力学家叶开沅等人的相关史料。同时，在《兰州大学报》上开设“史海撷香”专栏，撰写发布有关校史资料的文章;与新闻中心、学校官方微信合作，发布相关老照片及文档资料;在校园设立橱窗，宣传档案法规、档案工作动态;在兰大官网首页上开设“兰大历史上的今天”专栏，发布校史资料，受到师生和教职员工的好评。此外，在“萃英记忆工程”人物访谈的基础上，制作并在学校新闻网、学校官方微信发布电视专题片8部、访谈文字20余篇。据统计，发布在学校新闻网上的采访文章总点击量超过6万人次。

　　原载于《中国档案报》2016年3月31日 总第2893期 第三版