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本文来源：中国档案资讯网 发布日期：2015-07-13　　

美国多家大学档案馆启用在线档案利用新服务

——本特利历史图书馆档案工作流程自动化系统阐释

作者：李鹏达

　　2015年，美国密歇根大学本特利历史图书馆新上线了一套用户注册预约及工作流管理系统(以下简称AEON系统)。这套系统最初是为大学图书馆设计，后经过改造引入档案行业，目前全美已有30多家大学档案馆图书馆以及10余家文物、哲学等社会团体和研究中心应用该系统。为适应该系统的上线，本特利历史图书馆对线上线下利用流程进行了调整，以期更好地发挥AEON系统的功效。在此之前，由目录及辅助检索等软件系统支撑的档案检索利用系统已经相当成熟，为何还要引入一套新的系统呢?

　　笔者通过查询AEON系统软件生产商阿特拉斯(Atlas)公司的网站，并在本特利历史图书馆进行实际查档体验，观看工作人员对该系统后台的操作演示，发现AEON系统主要具有以下几方面功能。

　　一是便捷的在线预约、在线查档功能。利用者可通过AEON系统，进行远程在线注册，填写个人信息、联系方式等资料，而不必亲自前往档案馆，填写传统的纸质申请表单。AEON系统具备从原有目录及辅助检索系统直接定位档案文件的能力。因此，利用者可以在到馆之前就对所需档案文件进行检索，并进行在线的利用预约，馆内工作人员则可提前从库房为利用者准备好这些档案。如果利用者不能亲自到馆查阅档案，还可通过该系统的邮件借阅功能，由馆员代为获取所需档案的数字化副本并发送到利用者邮箱。相比而言，虽然本特利历史图书馆网站此前已经为用户提供了尽可能详尽的服务，但是只是停留在提供档案目录级和外围信息的水平，而想要获得实质内容，还是要亲自到馆内，或通过其他方式与本特利的工作人员取得直接联系。AEON系统这项功能大大提高了馆内的前台接待和档案借阅的效率，并有效改善了利用者的用户体验，设计初衷与美国档案界以人为本的服务理念一脉相承。

　　二是新颖的利用大厅管理功能。AEON系统这项功能让人印象深刻，它使得档案管理人员甚至无需起身对利用大厅进行巡查，就能对目前利用大厅的座位使用情况、档案调阅情况、大厅内利用者情况了如指掌，档案利用专家(利用大厅内专职为利用者提供馆内资源情况、查档系统、利用方式介绍和帮助的专门人员)更可根据这些情况，了解到哪些利用者可能需要帮助。非常值得一提的是，该系统还有一项特殊功能——VIP用户自动预警。美国大学档案馆的档案征集、管理经费的募集渠道主要来自于捐赠，一旦系统内已经标识的VIP用户(如潜在的档案捐赠者、捐资者)出现在利用大厅并登录系统，该系统可自动发送通知，提醒馆长、档案征集谈判专家等第一时间到利用大厅与其进行交流，此举不仅能提高VIP用户的满意度，也大大提高了日后开展档案征集、经费募捐工作的成功率。

　　三是灵活的订制化管理等功能，具备高度可订制的工作流管理。AEON系统为档案系统管理员提供了细致灵活的借阅利用流程订制工具，可对该系统与其他系统的数据接口进行配置，对用户注册流程进行设置，对邮件查阅收发模版进行设计，对检索、调阅、利用流程进行订制，对档案目录查询结果显示方式进行调整。此外，管理员还可使用这个订制化管理器自行制作数据统计报表和图形，订制文件批处理等功能。AEON系统还提供了档案复制收费的订制功能，支付嵌入，利用者可直接通过AEON在线完成付费。所有设计更改过程，都有详尽的历史记录，可随时回看。

　　四是强劲的用户使用模式记录、数据挖掘和分析报告平台，支持第三方查询工具对其进行调用。AEON系统从用户登录那一刻起，就开始记录其每一步操作步骤，并设计了一系列报表、工具对这些数据进行统计分析。这使得该系统具备了强大的用户行为数据收集和分析能力，而这一能力若在基于纸质表单的利用流程下，其实现难度是可想而知的。基于对采集数据的分析，该馆可以了解到哪些档案利用率最高，需要优先进行数字化;哪些方面的关键字被检索最多，可以调整档案资源的征集方向;哪些时段是查档高峰期，需要预先调配好档案资源和人力;哪些档案利用者没有查到所需档案却可能会对其他内容感兴趣，可以在页面上向其推送等等。笔者认为，这项功能是AEON系统最激动人心、最具有划时代意义的设计。在大数据的时代背景下，这些日积月累的数据本身就是一笔宝藏。今后对这笔宝藏的挖掘、分析，将给未来的档案利用带来无限的想象空间。

　　五是完整的利用过程审计功能。得益于AEON系统对各项操作数据的完整记录，管理者可以通过该系统对每位利用者的查档记录一目了然，他曾经借阅、复制过哪些档案，目前正在利用哪些档案等。该功能同时为利用者查看自己的调阅历史记录提供了便利。同样，管理者可以对某份档案当前的状态，是入库、出库、调阅中、是否归还，以及特定利用者的使用时间、其他利用者是否有其他副本可以借阅等信息了如指掌。这项功能不仅使档案管理人员能更好地了解档案利用和库存情况，更为档案安全提供了可靠保障，最大限度地减少了档案错位、丢失、被窃等事件的发生概率。

　　六是除上面提到的功能之外，AEON系统还允许多用户之间进行多个文件、档案的协同工作，以支持诸如档案展览、教学会议等活动。

　　概括来说，AEON系统主要在档案管理系统的后台工作，与本特利历史图书馆现有目录及辅助查询系统完美对接。利用者几乎察觉不到它的存在，却可以在地球上任何地方、任何时间在线完成注册、预约查档并通过邮件获取档案。本特利历史图书馆也可借助AEON系统强大的功能，实现对利用全过程的掌控，获取到与利用相关的详细数据，并以此为起点，开启在大数据时代档案行业的数据原始积累。

　　通过对AEON系统功能的分析，对比我国档案行业现状，笔者深深感到，尽管技术是实现档案管理能力提升的重要手段，但并非决定因素，中美档案行业之间更不存在所谓的“技术鸿沟”，我们的差距更多地体现在档案管理理念本身。国务院总理李克强在今年《政府工作报告》中提出，制定“互联网+”行动计划，推动移动互联网、云计算、大数据、物联网等与现代制造业结合，促进电子商务、工业互联网和互联网金融健康发展，引导互联网企业拓展国际市场。档案行业应如何拥抱“互联网+”浪潮，如何做好新形势下的档案工作?AEON系统的出现，为我们提供了启示：通过与互联网、新媒体、大数据、云计算、互联网众包众筹等新技术、新趋势相结合，做好相关基础操作数据的积累，开拓档案的利用服务新形式，探索创新档案管理新方式，吸引社会公众积极参与，扩大档案影响力，这也是将来档案行业的价值所在。

　　AEON系统订制化管理器界面截图 (图片由作者提供)

　　原载于《中国档案报》2015年7月13日 总第2785期 第三版