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本文来源：卷宗 2015年1期　　

高等学校研究生学位档案归档模式研究

作者：邓德成

　　摘 要：高等学校研究生学位档案是证明研究生获得学位的重要材料。随着研究生招生规模的不断扩大，每年移交的研究生学位材料越来越多，研究生学位档案管理中的一些问题也逐渐暴露出来，本文根据目前高等学校在研究生学位档案收集、整理中存在难点，提出一些具体的改进办法和建议。

　　关键字：研究生;学位档案;归档模式;研究

　　研究生学位档案是高等学校档案的重要组成部分，它是证明研究生获得学位的重要材料，但随着研究生招生规模的不断扩大，每年移交的研究生学位材料越来越多，研究生学位档案管理中的一些问题也逐渐暴露出来，本人根据自己的实践经验，提出一些具体的改进办法和建议与大家共同探讨。

　　1 研究生学位档案的特点

　　研究生学位档案是培养和授予硕士、博士学位活动中所形成的具有保存价值和利用价值的文字、图表、声像等文献材料。具体包括： 学位论文、研究生学位申请书、授予学位决议书、学位论文专家评议书(多份)、论文学术评语、论文答辩评定票等。它是研究生培养过程中在教学与科研方面所形成的具有保存价值材料的总体，它记载了研究生在校期间的的学术水平、学术思想和学术成果，它是高层次人才培养过程的结晶。它不仅反映了研究生个人的教育经历与学术水平，也反映了高等学校整个研究生教育与管理的基本概况与成就，因此高等学校研究生档案管理是衡量一所高校管理水平和教育教学质量的重要标志。

　　2 研究生学位档案收集、整理中存在的难点

　　1、档案意识淡薄，领导不重视。档案工作在高等学校里面只是起着教学辅助作用，又不能直接产生经济效益，加之缺乏宣传，学校各级领导和教职工对档案工作认识不深、重视不够是非常普遍的现象。往往在领导口中是“很重要”，实际做起来“很次要”，导致档案经费投入不足，缺少必要的信息化设备。各院(系)兼职档案员也经常更换，很多兼职人员或由于事务过多，或责任心不强，对本院(系)的档案工作往往是兼而不管，制约了研究生学位档案的收集、整理工作的顺利开展。

　　2、专职档案工作人员编制少，任务重。高等学校档案人员处在地位不高、收入偏低、责任重的工作环境中，随着近年来高等学校扩大研究生的招生规模，研究生学位档案工作量大幅增长与档案专业人员编制固定不变形成了日益突出的矛盾。工作量大、任务重、人力不足，大多数专职档案工作人员都身兼多个门类档案收集、整理工作，往往是忙了这头，忙不了那头，经常处于疲于奔命的状态。

　　3、研究生学位档案归档管理制度建设、规范化管理有待有一步完善。高等学校依据国家的档案法规，制定各自的研究生学位档案管理办法，但制度执行不力的问题却十分突出。一方面是研究生学位档案管理办法本身存在缺陷，许多规定过于原则、抽象、笼统、模糊，可操作性不强。另一方面只是强调“要如何做”，但对于违犯者普遍缺乏有效的约束和惩罚办法。

　　3 改进研究生学位档案收集、整理过程的具体办法

　　3.1 争取领导的重视与支持，建立和完善研究生学位档案归档管理制度

　　领导的重视程度对于研究生学位档案工作具有决定性的作用。首先，要让领导认识到研究生学位档案对学校教学工作的重要性，才能给予研究生学位档案信息化建设提供必要的资金支持，用于购买计算机和超高速文档扫描设备。其次，必须建立和完善高等学校研究生学位档案管理制度。要从国家有关档案法规和学校具体情况出发，制定和完善《高等学校研究生学位档案收集、整理的管理办法》，形成分管领导、专职档案员，兼职档案员的三级档案管理网络，并建立一套由上至下、层层负责的监督管理体制，明确各自岗位职责和实施检查考核制度，切实地提高研究生学位档案管理工作的水平。

　　3.2 积极推进学院(系)立卷工作，定期组织兼职档案员业务培训，提高学位材料归档质量

　　高等学校各学院(系)的兼职档案人员调整比较频繁，有的兼职档案人员刚参加培训不久，又调到其他工作岗位，新接手的兼职档案人员业务不熟，难以正常开展档案工作。因此每年开展研究生学位材料归档工作前，应对各学院(系)的兼职档案人员举办相关的业务培训。培训内容包括：(1)明确归档内容：确定哪些材料应归档，哪些材料不应归档;(2)归档要求：主要包括档案材料内容和整理的质量规范，要求所移交的每位研究生的档案材料应齐全、完整。(3)立卷方法。结合研究生学位档案的成套性特点，档案部门首先应明确“以研究生个人为案卷，个人具体材料为卷内文件”的立卷方法，每位研究生的材料为一盒，卷内文件要以时间和材料形成的逻辑关系为先后顺序排列。(3)拆除装订：研究生学位档案需要进行数字化工作，对影响扫描工作进行的纸质材料，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护纸质材料不受损害。(4)归档时间：一般要求次年的4月份前完成立卷工作并移交。

　　3.3 精心设计学位档案的归档流程

　　(1)建立研究生学位档案工作群。利用QQ等即时网络通讯工具建立“研究生学位档案工作” 群，开展档案收集、业务指导工作，以此加强与各学院(系)之间的协调和沟通，积极主动了解各学院(系)正在或者将要进行的与研究生学位相关的工作情况。

　　(2)设计研究生学位档案数据采集模板。近年来，随着高等学校研究生毕业人数也增加，每年产生的研究生学位档案数据量也逐年递增。2014年成都理工大学的研究生学位档案数据达到9000余条，传统的手工录入信息工作已不能满足档案管理的要求。专职档案员一定要根据高校档案管理系统中的学位档案数据录入内容、要求与格式，设计出研究生学位档案数据采集模板。该数据采集模板建议采用简单易操作EXCEL数据表格式，并发布在“研究生学位档案工作”QQ群文件中，要求各院(系)兼职档案人员下载，并根据数据采集表的要求详细填写内容，因为该EXCEL数据采集表的内容是作为高校档案管理系统的数据源使用，所以一定要求数据详实、准确。

　　(3)研究生学位档案的数据整理。各院(系)兼职档案人员按照归档要求立卷后，将数据录入研究生学位档案EXCEL数据采集表，将该EXCEL表通过QQ等即时网络通讯工具传送给专职档案员。由专职档案员对学位档案EXCEL数据采集表的每条数据编写档号，档号是由全宗号+毕业年度+分类号+案卷号+件号构成。案卷号以各学院(系)传送研究生学位档案EXCEL数据采集表的先后流水排序;件号则是研究生个人档案材料的卷内顺序号。如201 4届第一位硕士研究生学位档案的第一份材料的档号为4-201 4-JXl612-1.0001。并利用高校档案管理系统的批量导入功能，将编好档号的学位档案EXCEL数据采集表的信息批量导入高校档案管理系统，并打印出案卷封面、卷内目录、备考表、案卷背脊等，通知各学院(系)移交研究生学位材料。

　　(4)研究生学位档案移交工作。在移交学位过程中，由各学院(系)兼职档案员负责在每份文件首页上端右上角的空白的位置盖上归档章，并根据卷内目录的内容填写档号和卷内序号，再由专职档案人员对每份材料的内容与卷内目录进行检查核对，签字确认，最后进行全文扫描。

　　(5)研究生学位档案数字化工作。数字档案具有传统档案无法比拟的优势——在档案利用过程中可以避免对纸质档案的磨损，不受时间和空间限制通过网络传播实现远程查询和利用等。该项工作主要由档案部门提供计算机和超高速扫描设备，各学院(系)兼职档案员负责安排人员进行学位材料档案数字化扫描，通过超高速文档扫描仪将每份纸质文档快速扫描成PDF文档。为保证数字学位档案的打印质量和使用，扫描像素设置不应低于300dpi，扫描完成后利用高校档案管理系统的批量导入功能，直接将PDF文档批量导入高校档案管理系统，与学位档案数据条目进行自动挂接，实现研究生学位档案的网络查询和利用一体化服务。

　　以上是本人针对当前高校研究生学位档案管理工作中存在的一些难点，结合自身的实际经验提出了一些改进的方法。希望能够为逐步完善高校档案管理制度，创新工作方法，大力应用现代化的管理手段，使高校的研究生学位档案管理工作健康发展做出一点贡献，共同提高高等学校档案管理的工作水平。

　　参考文献

　　[1]陈爱妩. 高等院校研究生学位档案管理信息化建设探析[J].当代教育理论与实践 2011.6

　　[2]柯友良. 高校档案工作主要存在的主要问题及对策 [J].兰台世界 2006.9