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本文来源：中国档案资讯网 发布日期：2015-07-07　　

提升高校档案机构服务能力的实践与思考

作者：林秀莲 连念 厦门大学档案馆

　　高校档案作为社会档案的重要内容之一，高校档案服务能力也随着社会进步发展而成长。高校是知识密集型组织，高校档案服务因其服务需求知识化，服务来源的知识化及服务价值的增值化，由传统服务向知识服务转变。在此基础上，高校档案服务能力构成为：一是馆藏档案资源利用效力，即基础服务能力。它包含服务于师生、校友、社会组织提供的档案凭证与依据服务力，为高校发展历史鉴定，为学校权益维护证明。二是档案服务增值力。通过挖掘档案信息价值，提供具有新的利用价值信息，包括高校大学精神传承力和文化教育的影响力、研究办学规律的资政力，满足具有一定特征的群体或个体对档案信息需求的专题、定题的服务，或者对具有个性特征的特殊需求的服务。

　　中办、国办印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中提出要通过创新服务形式，强化服务功能，加大开发力度等方式建立健全方便人民群众的档案利用体系。因此，新时期高校档案部门应拓展服务范围，开辟档案服务新渠道，实现档案服务的新突破。不但要发挥高校档案的参考凭证作用，还要挖掘其经济功能、社会功能、文化功能、教育功能。基于此认识，厦门大学在提高档案馆服务能力方面进行了一些实践。

　　一、挖掘服务功能，拓展服务空间，提高馆藏档案资源利用效率积极开展学籍档案管理利用系统的开发实践。 学籍档案是高校学籍管理活动中直接形成的对社会、学校和学生具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是高校档案的主体、核心和重点。随着社会的发展，学生出国留学、移民、就业、职称评聘、继续教育、资格考试、补办毕业、学位证书等，需要利用学籍档案的地方越来越多，学籍档案利用率不断升高。根据厦门大学档案利用的信息统计，学籍档案利用约占全馆档案利用的85%左右。其中，要求提供成绩单的约占60%，要求提供各种证明的约占20%，要求提供高考录检表的约占25%，认证核实学生成绩和学位的约占10%。

　　传统的学籍档案管理利用模式：在归档方面，各院系形成的纸质档案，按学生培养层次不同，由教学秘书把从各类教务管理系统中导出打印的学生纸质学籍材料提交到各管理部门(研究生归研究生院, 成教生归成教院, 本专科生归教务处)盖章，再移交给档案馆归档保存并提供利用。在档案利用方面,工作人员以手工查找纸质学籍档案, 提供复印件为主，花较长时间才能利用到档案。而随着出国留学热的兴起，学生都需要向申请学校提供符合国际交流标准的中英文成绩单和学历学位证明，但很多高校档案机构因各种原因无法提供，只能提供原始成绩单复印件。学籍档案管理利用中落后、被动的工作模式越来越不适应快速发展的高校工作要求。因此，为加强管理，保护学籍档案原件,提高学籍档案资源的利用效率，充分发挥档案馆的服务职能，满足利用者快速、准确、便捷地利用学籍档案需求，档案馆迫切需要建立现代化的学籍档案管理利用服务系统。厦门大学档案馆近些年来积极开展学籍档案管理利用软件的研发实践。组织技术人员开展科研攻关，自主开发了一套学籍档案利用系统，新的学籍档案利用系统上线运行后，为档案馆日常业务，特别是出国成绩单和学历学位证书的办理提供了极大便利，提高了工作效率，为服务学校、学生和社会发挥了很大作用，受到广大校友的高度称赞。

　　二、大力开展高校档案编研业务，提高档案服务增值力。 高校档案是高校文化积累和继承的重要载体，它记载和客观反映了高校文化变迁、发展过程，所以，借助档案是了解高校历史文化的重要途径。虽然高校传统文化在高校档案中得到全面的记载和反映，但是这种记载和反映的最初方式是分散的，散布在各种不同类型、不同历史时期的档案中，师生员工为了解高校的传统文化，不可能每个人都到高校档案馆去翻阅相关档案。为更好地积累和继承高校传统文化，就需要对储存高校文化信息的高校档案进行编研，并以编研成果的形式出现，使其便于师生员工理解和接受，高校文化的历史线索就会更加明了，信息排列有序，查找方便，重点突出，更加便于把握高校文化精髓。

　　高校档案编研是档案信息开发利用的一种高级形式，是主动地、系统地、广泛地为学校和社会提供档案利用的一种有效方式，是保护档案原件和长远流传档案史料的有效措施。它对于全面、系统地回顾学校的发展历史、总结办学经验、积累保存资料、继承并发扬光荣革命传统和优良校风、学风等具有重要意义。厦门大学自1987年开始，陆续编撰出版各类校史档案编研系列丛书30册、1300多万字，为学校完成了一项文化基础建设，为中国高等教育史及高等教育研究提供了一份很好的素材，为档案编研服务大学文化建设提供一个实践案例，受到了校内外专家、学者及广大校友的好评，取得了很好的社会效益。

　　(一)开展档案编研，推动和引领大学文化建设的发展，服务高校教化育人功能

　　育人是高校的首要职能，为社会培养各种人才是高校的最基本任务，因而大学文化建设根本也在于促进人才培养目标的实现。高校档案编研是大学文化建设的重要和有效手段，通过对记录学校发展历史档案的二次开发利用，转变服务观念，主动为学校师生服务。它以大学精神为核心，潜移默化地引导师生核心价值观，倡导大学主流文化，教化育人更容易为师生所接受，效果更稳定持久。

　　以厦门大学档案为基础编研的《厦门大学校史党史系列丛书》为例，丛书包含了4部党史、校史专著、1本统计小册、3辑《厦大党史资料》、9辑《厦大校史资料》，以及校史档案编纂丛书等共30册1300多万字。例如，《厦门大学校史》(第一卷)，是一本记叙新中国成立前学校发展历史的著作。全书以教学、科研为主线，史料翔实，兼及办学的艰辛、学潮的风云、传统的发展，师生的勤奋，结构严谨、内容丰富、文笔生动，是一本具有学术个性特点的校史。《厦门大学校史》(第二卷)，该书以历史唯物主义为理论指导，以党和国家各个历史时期的方针、政策为依据，记述了中华人民共和国成立后厦门大学42年间(1949-1991年)的发展历程和重要事件。该书共分为三编，即新中国成立后的17年，“文化大革命”的10年，改革开放的15年，把新中国成立后的42年又分为3个阶段，又以学校工作进展分为13章，62节。正文后附有大事记和各种统计表格，是一本比较全面系统的记事性史书，全书约40万字。该书以建设社会主义新型大学为主线，以教学和科研工作为重点，以海防前线与面向东南亚华侨、面向海洋的发展方向为特色，彰显厦门大学独特的办学理念与办学特色。该书以史为主，史论结合，在重视保存史料的同时，进行适当理论探讨与升华，于各章后梳理总结各时期的办学特点、经验与教训，使得本书编写方式上颇具特色。《厦门大学校史》丛书通过宣传学校优良办学传统，促进学校与社会理解交流，也透过对学校独特办学精神的诠释与宣扬，成为学校师生爱国爱校教育的好教材。因此，厦门大学朱崇实校长为该书题词“存史资政育人，传播南强精神”。

　　(二)开展档案编研，服务高校文化传承创新功能

　　档案编研具有文化传承创新的功能，档案编研成果作为一种文化产品，自孔子编纂“六经”开始, 经过历代圣贤、哲人、智者众多的文化建树、积累, 历史上各个时期的重要的档案文献编纂成果,诸如《尚书》、实录、诏令、奏议、法典汇编等等,都凝聚不同时代的文化, 积淀着人类的智慧, 成为存贮中华文化的宝库。高校通过档案编研不仅为历史研究提供史实梗概,为查找档案史料提供线索,对回顾历史, 总结经验有着重要的参考价值，能够了解大学文化的发展历史和内容，而且能够通过对大学文化的理解和把握，使过去的大学文化能够得以传承和延续。以《厦门大学校史党史系列丛书》为例，《厦大党史资料》(1—3辑)分别辑录第一次、第二次国内革命时期和抗日战争时期有关厦大党史的文献档案报刊资料138篇;解放战争时期厦大党组织及其斗争情况有关的文献档案、报刊资料70篇，革命回忆录22篇;新中国成立以来(1949—1987年)历次党代会文件档案汇编，并附代表发言32篇，全面反映了厦门大学建校以来的革命斗争情况和党组织的发展历程，是研究厦大党史的珍贵史料。《厦大校史资料》(1—9辑)辑录1921—1991年间有关厦大校史的重要文献档案、报刊资料，包括陈嘉庚先生创办厦大及私立时期教学科研、学潮、爱国民主运动等方面的珍贵资料史料;改归国立、内迁长汀及复员厦门的重要史料，同时反映了厦大爱国主义传统发展的过程;新中国成立后17年社会主义大学的建设情况和经验教训;文革期间学校的状况，改革开放以来学校的发展，以及深化教育改革中厦大办学方向、形式，也反映发展对外及对台港澳的教育学术交流。丛书以唯物史观为指导，存史、立真、求实，史料丰富翔实，编纂上采用写史与档案资料汇编结合，按时间分段总编与专题汇报相结合的形式，内容上兼具学校校史与党史，比较全面地呈现了建校以来90年学校的发展历史和脉络。通过档案编研的形式把大学文化固化或是记忆下来，表现形式上图文并茂，已成为厦门大学进行大学文化建设的重要参考凭据和途径，为继承弘扬厦大优良办学传统发挥了重要作用，产生了显著的社会效益。

　　(三)开展档案编研，服务高校优秀文化的选择和传播

　　高校通过档案编研有助于优秀大学文化的选择和传播，是大学文化建设的一个重要途径。典型例子如《南强之光——厦门大学人物与知名校友传略丛书》，系统地反映了厦门大学知名人物的历史功绩业绩，真实地记录了南强学子的人生轨迹，体现了学校尊重人才、爱护人才，尊重科学、崇尚科学，也反映学校的办学成就，展示校友奋斗轨迹，传播校友的辉煌业绩。丛书讴歌先驱，激励当代，垂范未来，从中可感受到“南强”之精神和体味到学校历史文化积淀的芬芳和奋发的气息，是学校进行精神文明教育之生动而形象的素材，对弘扬先辈革命精神和办学传统，激励教育后人，对沟通厦大与校友之间联系、推动学校精神文明和物质文明建设，具有十分重要的意义。丛书也是开发利用高校名人档案，变被动服务为主动服务，发挥名人档案作用的良好方式，社会效益明显。又如：《南强之星——厦门大学学生毕业生名录》系列丛书把每一位来校研读的学员记录在册，昭告于众，成为凝聚校友感情的载体，也是校友聚会最好的礼物之一，全世界各地有厦大校友会的地方就有此书，直接或间接地发挥着争取广大校友支持厦大办学的功能。因此，厦门大学朱崇实校长题词本书“群星璀璨耀五洲，桃李芬芳飘四海”。

　　(四)档案编研服务大学文化建设的具体内容

　　大学文化建设内容包括：(1)精神文化建设，如大学精神和办学理念、校风学风等;(2)制度文化建设，即大学各种管理规章制度的总和;(3)环境文化建设，是校园文化的载体，既包括校园建筑、图书实验设备等硬件条件，也包含校训、校歌、校徽等文化符号，以及校园网络文化等;(4)行为文化建设，即师生主体在大学教育教学活动中以及校园生活中所展现出的具有显著特征的群体行为。高校档案编研若能围绕这几方面进行选题选材，则可以拓宽选题面。下面，以厦门大学档案编研实践为例，分析编研选题构成与选材组织情况。

　　例如，从精神文化方面选材的有：《不息的浪涛》《永恒的浮标》《囊萤壮举礼赞》以及《厦门大学校史》(第一、二卷)等，这些编著彰显了厦门大学革命先烈的英雄事迹，以及具有独特办学理念与办学特色的大学精神，是集记载厦门大学精神文化、制度文化、环境文化和行为文化等大学文化内涵的重要编研成果。

　　侧重从制度文化方面选材的如：《厦门大学院、系、馆所简史(1921-1987)》汇集了全校院、系、馆所的发展简史，是全校及各单位今后改进工作的可贵借鉴。《厦大校史资料第5辑》为“组织机构沿革暨教职员工名录”专题，反映学校组织机构演变、机构负责人姓名及各时期全体教职工近万名。《厦大校史资料》(第一、二、三、九辑)，虽是以时间分界的史料总编，但对于各时期的学校管理制度文化亦有重点反映。

　　侧重从环境文化方面选材的如：《厦大校史资料第8辑》是“厦大建筑概述”专辑，辑录各时期建筑群落的方位、楼名、座向、造价等资料，阐述陈嘉庚兴建的及80年代新建建筑群的风格与特色，是一本图文并茂的史册。《厦门大学馆藏书画珍品》从全校收藏千件藏品中，经过专家组的几次遴选，最终确定146件珍贵书画结集出版。《厦门大学馆藏文物珍品》从全校8000余件藏品中精选160件涵盖古今中外政治、生活、宗教等方方面面的石器、陶器、青铜器、玉器、服饰、碑刻等精品文物，所选藏品器形之精美、器物之珍贵，价值之高，实属罕见。

　　侧重从行为文化方面选材的如：《厦大人物传略及其续集》以传略传记形式全面地记叙录入厦门大学1422位教授(含教授级)及副厅级以上干部的生平简介，及其在教学、科研和管理之事迹和成就。《厦大知名校友传略及其续集》辑录了曾在厦门大学就读或工作过的教授(含教授级)、党政领导副厅级以上干部、知名企事业家与国内外知名人士等校友的生平简历及政绩业绩，共计1190人。《人物传略及其续集》、《校友传略及其续集》相得益彰，共同组成了《南强之光——厦门大学人物与知名校友传略丛书》，全面展示了一代代辛勤“南强”园丁的精神风范品格，一届届莘莘“南强”学子竞相攀登科学高峰、服务贡献社会之执着，是学校卓著的教学与科研成果的充分体现。

　　通观厦门大学编研成果，在高校文化建设背景下，编研工作由于能围绕大学文化建设的内容进行选题选材，所以能够开拓编研新领域，编研有深度、成果丰富、效果好。

　　三、结语

　　提高档案工作服务能力建设是档案部门贯彻落实党的十八大和十八届三中全会精神的重要内容，也是档案事业向前发展的重要推动力。在此新形势下，作为文化事业机构的高校档案部门面对档案利用对象和档案工作环境的不断变化，必须提高档案服务工作的自觉性和主动性，转变观念，紧紧抓住服务创新这一关键，激发高校档案工作的活力，以更好地为学校和社会的发展服务。长期以来，高校档案部门比较封闭的状态造成一些同志“看门守摊”“无所作为”的思想，认为档案工作是“冷线”，只要把档案收集、管理好就行了，至于开发利用、服务社会，能做多少算多少，不可能有什么大的作为。因此，我们要认识到随着档案的开放和社会对档案需求的变化，档案部门的开放性、公共性和文化性越来越明显，其服务工作不能只停留在过去的被动接待查阅利用层面上，必须把档案部门潜在的各项功能充分地发掘出来，从而走出一条档案工作为学校、社会发展战略服务的新路，使档案工作融入学校建设和社会各项事业中去。要以新的思维方式和管理模式来激活档案工作，使档案服务工作走出封闭，走向社会，亲近百姓;要关注社会档案需求，使档案工作面向社会，不断开辟新的服务领域;服务理念要从被动应付向主动出击转变;服务对象要以党政部门为主向各级领导、机关、广大师生员工和社会各界转变;服务内容要由主要提供档案查阅向全面开发档案馆功能转变;服务方式要由单一型向多样化转变。