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本文来源：《中国档案》2012年第4期第66-67页

涉密档案信息的合理利用

作者：张蔚 南京理工大学信息档案中心

　　涉密档案是指涉及国家的政治、经济、军事、国防、科技等秘密内容，一旦泄密将直接危及国家的根本利益的档案。因此，涉密档案的保密工作也显得十分重要，然而档案管理的最终目的是为了利用，涉密档案同样如此，只不过涉密档案是一种有条件限制的利用，只要在允许的条件下是完全可以利用的。如何实现涉密档案信息资源的合理利用，既充分发挥涉密档案的价值又保证涉密档案的信息安全是一个值得档案部门深思的问题。

　　涉密档案的利用现状

　　在涉密档案的日常管理工作中普遍存在利用率不高的现象。一方面是由于相当一部分档案馆(室)，对其所保管的注有密级的档案，没有定期解密制度，影响了涉密档案的利用。另一方面存在定密高，保密期限过长的现象，如本该秘密级的定为机密级，造成查阅者通常因为查阅机密级档案审批手续较繁琐同时引用或复制还可能带来一些麻烦，所以能不用就尽量不用。与此同时，由于受传统的保密观念影响，档案部门在涉密档案管理上普遍存在着“重保轻用”的思想。这些都造成大量有价值的涉密档案被锁在保险柜中从而难以实现其价值。

　　新《保密法》为涉密档案合理利用提供法律依据

　　近年来资源共享成为当前信息环境下档案利用的新趋势，然而涉密档案信息资源利用受到涉密档案自身属性的制约，特别是要考虑涉密档案的机密性，要以维护国家利益为前提，也就是说，涉密档案信息资源利用是有权限限制的共享行为，是一种资源的合理利用。只有正确处理涉密档案的保密与利用之间的关系，才能最大限度地实现涉密资源的合理利用。新《保密法》第四条“保守国家秘密工作(以下称保密工作)，实行积极防范、突出重点、依法管理的方针，既确保国家秘密安全，又便利信息资源合理利用。”该规定明确了保密与利用的关系，为涉密档案的合理利用提供了法律依据。

　　如何实现涉密档案信息合理利用

　　1.正确处理涉密档案的保密与利用之间的关系

　　涉密档案的保密与利用是辩证统一的。涉密档案信息资源的合理利用必须在保密前提下进行，否则，就会泄露国家秘密。开发利用涉密档案，直接影响到档案工作的效益及其存在价值，但是毫无限制地随意利用涉密档案既损害国家的根本利益同时也无益于我们的档案工作。从管理角度来看，保密是一种手段，同时也是档案开发利用目的的组成部分，所以我们应当正确认识和处理两者的关系，提倡合理利用，在保守秘密的前提下，最大限度地开发利用涉密档案。

　　2.正确的保密范围

　　保密需要正确地划定保密范围，正确的保密范围是确保涉密档案利用的前提。保密不是不开展利用，即使是最机密的档案，也只是在一定的范围被利用。划定正确的保密范围为更好实现合理利用提供了基础。保密法明确规定，机关、单位对所产生的国家秘密事项，应当按照保密范围来确定密级，避免简单地凭经验制定保密范围现象，要根据“国家秘密及其密级具体范围的规定”制定保密范围，“国家秘密及其密级具体范围的规定”先后进行了三轮较大的修订，所以划定保密范围要是采取动态管理，及时了解调整的不需要再保密的事项，也要了解增加了哪些新出现的国家秘密事项，才能正确地划定保密范围。

　　3.科学定密

　　科学定密，是决定涉密信息合理利用的一个重要因素。以科研档案为例，一种现状是由于定密标准不科学往往造成密级过高，保密扩大化，甚至出于技术封锁等原因，把很多不该保密的列入秘密范围。我们知道科技档案的价值具有时效性，如应该开放的档案开放不及时，等若干年后再开放的话就会出现开放的档案已少有人问津，从而影响了档案信息资源的有效利用。另一种现状是定密时只标密级，不标保密期限，解密时只能按保密的最高期限来处理，往往由于保密时间太长，造成大量档案在解密之前已失去其使用价值。近年来国防系统项目管理中国防报告的推行，为涉密资料的合理利用起到了一定的借鉴作用。国防科技报告是国防科研和生产工作结果的文件表达。由于国防报告在内容上有一个特点，它只包括机密和机密以下的内容，每一份国防报告都标有密级和保密期限，在每份报告前还有一个“辑要”，“辑要”有单独的密级，且比它后面的报告的密级要低一级，所以绝大多数的国防报告的“辑要”页是非密的，具有很好的交流功能和利用价值，由于“辑要”页的可交流性，涉密国防报告可在主管部门的控制下向国内需要的单位提供，从而实现涉密国防报告的合理利用，不但避免了重复的科研劳动，节省了国家的科研经费，近年来也在国防及相关科研生产活动中起到了积极的作用。所以从国防报告的推行中我们可以看到，规范的涉密资料和科学定密，可以实现涉密档案的合理利用，从而实现涉密档案的价值。

　　4.密级调整

　　档案的机密性并非绝对。随着时间和形势的变化，过去的涉绝密档案有些降低了机密程度，有些则甚至失去了机密性，这反映了档案机密程度递减的规律，所以我们说保密与开放既互相制约，又在一定程度相互转化，在一定时间、一定条件下，一旦档案解密，就具备了开放性。过去档案的解密制度不够明确，一密定终身，而应该解密的又没按时解密，新《保密法》第十五条第二款规定：“国家秘密的保密期限，除另有规定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年。”《保密法》的修订，为完善解密制度，确保解密建立一种监督机制。解密制度，是达到最大限度利用涉密档案信息资源的举措，一定要按照国家有关法律、法规来实行。既充分发挥档案的潜在价值，同时不应忽视档案的安全保密，在保证国家利益、集体利益不受侵害的情况下及时解密档案。

　　5.涉密档案的科学管理

　　档案部门组卷，过去往往采用装订的方式，同一案卷中既有非密档案的也有涉密档案，在日后查档中如需外供案卷时，因整卷外借极其不安全，往往采用拆开后提供借阅者所查内容的方法，这种方式不利于档案的保护，多次借阅后某些档案甚至会被破坏。对有密级文件应当采取以件为单位的组卷方式，彻底解决过去以卷为单位的组卷方式在提供利用中可能造成秘密扩散的漏洞。

　　要建立科学的涉密档案数据库，现有的档案数据库，常常将密级项设为密级的选择项，却没有设定保密期限，录入数据时往往只能标注密级无法标注保密期限，这样使所有标注密级的档案都按其最高的保密期限来管理，不利于档案的及时解密。

　　6.人员培训

　　涉密档案管理者，因其工作岗位的特殊性，直接影响到涉密档案合理利用工作的好坏。要合理安全地利用涉密档案，首先必须学习《档案法》《保密法》等国家法规，了解各类涉密档案的保管和利用要求,熟悉馆藏档案的密级及其知悉范围;其次要学习计算机、网络保密防范技术知识，努力提高通过计算机、网络等介质泄密的识别能力和防范处置能力，只有具备了这些能力才能有效地开展涉密档案的合理利用。

　　总之，涉密档案的保密与利用是现实工作中会遇到的实际问题，如何实现涉密档案信息资源的合理利用，是档案部门需认真思索和探讨的问题。涉密档案在做好保密的基础上，划定正确的保密范围，科学定密，及时调整密级，科学管理涉密档案，真正处理好公开与保密之间的关系，最大限度地实现涉密档案的利用价值，才能符合时代的要求。