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北京市档案局　姜之茂

     馆藏的丰富为档案利用的活跃和深化奠定了物质基础。但是，急速增长的馆藏所带来的是否全是效益？这很值得探讨。

　　一、近二三十年间我国档案馆的档案数量增长过快
　　近二三十年间我国档案数量急速增长，其正面原因是社会的全面快速协调发展，但是，档案价值鉴定工作的粗放不精细也难脱其咎。
　　档案数量在不长时间内急速增长，其负面作用牵扯多个方面：大量重复或价值已尽的档案占据着库房，降低了档案保管的卷均人、财、物投入量，降低了档案保管、检索等许多工作的质量和效率，更使一些重要的、价值珍贵的档案得不到重点抢救、保护和开放利用。

　　二、影响档案鉴定工作开展的历史和现实因素分析
　　（一）有些类似GDP崇拜的馆（室）藏数字崇拜心理
　　1、受特殊历史经历的影响，我国档案工作者的存档护档意识强，销档意识弱。
　　我国历史悠久，但现存历史档案的整体数量并不多，这影响到人们对档案处置的态度。为战备而鉴定和“文革”中的错销也使人心存余悸。同时，一些制度规定，档案馆、室的人员配置、经费拨付和晋级评先要以馆、室藏档案案卷数量为重要依据，也影响了档案鉴定工作的开展。此外，馆库条件的改善，也成为人们轻视档案鉴定工作的成因之一。
　　2、在社会需求的强大压力和利用不活跃的情况下，产生了对“丰富馆（室）藏”的片面理解。
　　某一档案馆（室）利用工作不活跃，是各方面因素综合作用的结果。这里既有馆（室）藏数量偏少、结构不合理的因素，也有档案整理检索质量、利用服务手段方式和档案宣传方面的诸多因素，还有馆（室）际之间的合作即档案信息资源的共建共享问题。可是，许多情况下，却将矛头只瞄准个体的馆（室）藏数量和结构问题。
　　（二）缺乏档案收藏的成本意识和协作精神我国档案工作者对外国档案学家有关档案价值鉴定的许多理论抱有同感，唯独对价值要同费用放在一起权衡的观点重视不够。缺乏整体意识，独自追求体系完备等观念也一定程度地影响着当前的档案收集工作，本来可以采用交流、共享等方式，在不必藏有档案实体的情况下同样可以满足利用需求，但却我行我素。
　　（三）对鉴定档案在现代档案管理中的突出地位缺乏足够的认知对近现代档案数量的急速增加，国外的档案学家总结出了许多发人深省的论断，而我们的认知和表现与之还有不小的距离。
　　（四）档案馆与档案室之间缺乏协调，源头过滤不够一般认为，我们现在馆藏不精炼的许多问题在很大程度上是档案室阶段留下的，实际上没有建立起档案馆、室之间有效协调机制也是重要原因。
　　（五）档案鉴定工作难度较大，现有理论政策指导不够档案鉴定工作是档案业务工作中最富有挑战性的环节，但现有理论支持不够，现有政策操作性差。现实需要更加贴切的智力支持，除一般性的规律、原则外，理论还应接近、直面千差万别、错综复杂和细致入微的实际情况。

　　三、突出重围，使档案鉴定工作步入良性循环的思路
     （一）更新观念，树立五种意识
　　1、树立馆（室）藏必须精炼的意识改革开放以来，“繁荣利用”是档案工作的一大主题，作为利用工作基础之一的“丰富馆（室）藏”自然受到高度重视。但是，丰富馆（室）藏并不等于盲目扩大收集档案的种类，并不等于只讲数量，不求质量。
　　2、树立档案收藏的成本意识不论是对于一个单位还是对于整个社会，在档案工作上的花费都是要计入管理成本的。档案室和档案馆在接收档案时，良莠不分，把关不严；确定档案保管期限时该短不短，一律就长；对到期该销毁的档案下不得手，使价值已尽的档案长期占据着库房等，都将加大单位和社会的管理成本。我们要从建设节约型社会的高度重视档案鉴定工作。
　　3、树立馆室共担责任、配合协作的意识
　　最为重要的是要使全体参与文件材料立卷归档的人员都有全局观念，懂得文件材料立卷归档的质量制约和决定国家档案馆的馆藏建设质量。同时要发挥出档案行政管理部门对机关档案室负有监督指导职责的优势。近些年，北京市开始在归档机关中实行归档文件范围和保管期限的行政审批制度，这是馆室协作、馆室协调的具体深化。另外，还需从创新工作体制和机制上下功夫，大力倡导联合档案室、文件中心和中间性档案馆的建设，这些机构有利于过滤、阻止流向档案馆的重复和无价值的文件。
　　4、树立信息资源共建共享的意识有两个问题我们必须充分注意：第一，知识在爆炸，信息在爆炸，不管是哪个个体的馆（室）都不可能对所希望收藏的材料网罗齐全。第二，用于征集和保管的资金是有限的，不能不考虑总投资和总收效之比。
　　5、树立档案鉴定工作刻不容缓的意识
　　档案鉴定的决定因素决不是档案的保管条件，而是档案价值。只要是档案对于国家和社会有用处，即便是保管条件不具备，我们也要尽可能创造条件去保存。相反，面对没有用处的档案，即便有充盈的库房，我们也不去保存。
　　（二）加强法制，走依法管理之路1、加大法律法规对档案鉴定工作关注的力度
　　《档案法》和其实施办法要增加有关档案鉴定工作的内容。第一，要将档案鉴定明确写进"档案机构及其职责"。第二，档案法律法规不仅要强调"禁止擅自销毁档案"，也要强调有序、适时地开展档案价值鉴定和失去保存价值档案的销毁工作。第三，档案法律法规的奖惩条款要涉及档案鉴定工作。
　　2、法律法规对轻微的鉴定过失要有一定的宽容
　　档案鉴定工作是十分严肃的科学劳动，严格细致的工作程序等是档案鉴定工作反复强调的要务，但是，具体的工作总是具体的人去做的，在一些细微之处难免有所差异，因此要允许文书和档案工作人员在个别情况下有一些轻微的失误，否则，档案鉴定工作就不会正常地开展起来。
　　3、不同类型档案馆的档案接收进馆时间不要草率
　　变更法规所规定的档案进馆时间，是综合各种因素后的较成熟考虑，还是不要轻易突破为好。从鉴定的角度讲，经过10-20年的考验，档案馆在对进馆档案进行价值判定时就比较准确从容了。
　　4、加快科研步伐，创新档案鉴定理念和制度
　　如北京市朝阳区档案馆承担的国家档案局科研课题“地市级综合档案馆档案接收与鉴定工作研究”，将档案保管期限划分为永久、50年、30年、15年、5年五个档次，并提出了档案鉴定的“就低复审原则”，将档案鉴定向精细化推进了一步。
　　（三）齐抓共管，大家都来关注档案鉴定社会的急剧变革，科技的迅猛发展，使得档案工作中的各种矛盾和亟需破解的难题层出不穷，而对档案鉴定的关注，无论是档案行政管理机关，还是档案教学科研机构，都有放松的情况。要想真正扭转档案鉴定粗放的局面，各个方面需要给予充分重视，形成齐抓共管的局面。（作者：北京市档案局　姜之茂）

　　本文原载《档案学研究》2006年增刊 2006年8月“全国档案事业发展高层论坛”文章，本网站转载日期：2007年02月28日。