您的位置：网站首页 >> 人事档案管理 >> 浅议高校学生档案管理改革──从人事档案的弃档、死档现象谈起

　　摘要：高校档案工作者应以服务学生和社会为己任，积极完善自身，使高校档案事业渗透到社会工作中，使档案重新被社会和学生重视。这样才能在学生档案的管理、利用和重视程度三者之间形成良性循环，学生档案才能真正成为个人和社会的财富。本文从高校学生档案管理的角度出发，论述了高校学生档案管理中存在的问题以及相应的解决对策。

　　关键词：高校学生档案；管理；改革
 　　近年来，有关专家对人事部全国人才流动中心、北京市国南方人才市场以及四川、贵州等省人才交流服务中心进人才服务中心、中国上海人才市场、中国北方人才市场、中行了不完全统计，有 60多万份人事档案与主人失去联系，成为“弃档”“死档”。一些学者把以上 “弃档“死档”现象的出现仅归咎于社会档案意识缺乏以及档案内容陈旧，强调应提高人们的立档、护档意识。笔者倾向于从高校学生档案管理的角度来展开分析，认为出现上述现象的根源在于高校学生档案管理不当，从而使得学生档案丧失了应有的信誉度，导致用人单位对档案的不重视和大学毕业生对自身档案的置之不理；社会和学生对学生档案的不重视又反作用于高校的档案工作，高校档案部门更加不急于着手改革档案工作，因而在档案管理中形成了恶性循环，使得高校学生档案无法充分发挥它应有的作用。

　　一、高校学生档案管理存在的问题

   （一）学生档案的收集滞后，造成档案分散、丢失

　　学生档案是在学生入学到毕业的过程中逐渐形成的，学生档案的内容具有丰富性，所涉及的形成部门很多，因此，一般情况下，大部分高校学生档案材料散放在各系科办公室乃至个人手中，如教务部门负责学习成绩；学生处负责操行评语、奖惩；组织部门负责党团材料等。各部门的日工作有时需要这些材料，往往就没有及时、主动地向档案部门移交有保存价值的资料，这就造成档案散落各处，各部门档案资料管理又欠严格，容易使档案丢失。

   （二）学生档案的整理、鉴定不及时，使档案积压、内容杂芜

　　如前所述，由于前一个环节——档案收集的延迟，高校档案部门因为资料不全，而已有的档案资料只能空等“迟到的本该归档的档案”，使学生档案的整理陷于停滞状态。同样，档案整理不及时，明显影响学生档案的鉴定。有用无用的档案混杂在一起，无法精简档案的数量，也无法保证档案的信息质量，无法通过一份完整的档案材料来考察一个学生的价值，这不但增加了鉴定的工作量，也加大了鉴定的难度，最终影响鉴定结果。

   （三）学生档案的提供利用处于被动状态，利用率低

　　学生档案是人事档案的一种，其中有些内容因涉及个人隐私和个人权益而需要保密，这在一定程度上造成了学生档案的封闭性。这种封闭式的管理模式虽然有利于档案的保密，但密封的档案袋一方面让学生对记录自己人生历程的信息失去了知晓的基本权利，也使得学生无法及时地向高校档案部门反馈个人信息。另一方面也提高了信息用户利用档案的门槛，利用手续繁多而复杂。

   （四）管理人员队伍素质参差不齐

　　长期以来，不少人对档案管理工作认识存在偏差，认为档案管理就是收收发发、装装订订、缝缝补补，没有认识到档案工作是一项科学性、技术性、管理性很强的工作。这种误解直接影响档案工作者队伍的素质，使档案工作往往由兼职人员负责。这一方面使他们工作起来完全凭经验，即使是错误的经验做法，他们也识辨不出来。因为身兼多职，他们也没足够的时间发现和研究档案管理过程中出现的问题，工作长期停留在实体保管的繁琐业务环节上，信息开发工作几近瘫痪。另一方面，他们缺乏档案精神，即高度的责任感，未将学生档案提高到关系学生前途发展的高度来认识，在工作中很容易对学生档案持无所谓的态度。

　　二、高校学生档案管理的对策

   （一）做好档案宣传工作，培养学生的档案意识

　　档案意识的培养方式应该多样化，而且需要在一个持续的时段对学生进行宣传教育。一些高校档案部门为培养学生的档案意识，采用了办展览、办校史馆等方式，但依旧没有起到很好的宣传教育作用。有学者提出把档案教育列入高校教学计划，把它作为一门公共选修课，使学生深刻认识档案，加强档案意识；也有学者指出“利用新生入学教育的机会对学生进行档案基础知识教育和档案信息运用技能培训”，“与图书馆联合开设一门有关信息综合运用技能的公共课”。笔者认为，从档案、图书情报一体化的角度看，开设一门信息综合运用技能的公开课是可行的。具体来说，课程可开在大学一年级的第一学期，这时新生刚入学，乐于接受新事物、新知识，因此是对他们进行宣传教育的最佳时机。另外，在教学过程中应充分利用档案馆与图书馆的人力、物力资源，采用多样化的课堂教学，提高大学生档案意识。
 
   （二）完善管理制度，提高时效性

　　改变学生档案“多头分散”管理的现状，建立规范统一的学生档案管理中心，集中统一管理学生档案。这就要求：首先，高校内部不同职能部门做到互相配合、密切合作，全面、准确地收集上述各方面有关档案文字材料；其次，档案工作人员应主动与各个部门联系，跟踪收集学生从入学到毕业的成长资料。再次，采用集中统一管理模式，一方面有利于保障档案的完整性和安全性，实现对档案实体和信息的保护，减少档案传递的失误性。另一方面也便于高校档案部门及时地向用人单位提供最原始真实的资料，大大提高了档案利用的时效性。

   （三）加强学生档案的服务功能

　　高校要在保存、管理好学生档案的基础上，重点做好学生档案的开发利用工作，加强其服务功能。开放式的档案管理分为向社会开放和向学生开放。档案向社会开放，可以让社会全面地了解学生，使学生处于社会的监督下，促使他们不断地要求自身的进步，从而形成一种教育激励；也可以向社会提供学校历年的招生、就业情况的信息等，让社会能更好地对该学校的教学质量、学生培养能力等进行比较与评判，这也是进行学校形象宣传和信息传递的有效方法。另外，学校档案部门应主动配合社会举行的人才与单位之间的双向选择会，及时为用人单位选拔人才提供客观依据，使档案成为社会各界了解和发现人才、选拔毕业生的重要依据。

   （四）改变档案载体的单一性，实现学生档案信息化和 网络化

　　长期以来，学生档案都是纸质的，但传统的、单一的纸质载体已无法满足现实需要。因此，改变学生档案载体的单一性，成为高校档案工作适应时代发展需要的新出路。与其他类型的档案一样，学生档案也可采用磁盘、光盘等大容量的载体，这样既可以保存更多的原本可能销毁的纸质档案信息，也为实现学生档案信息化与网络化奠定了基础。

   （五）加强档案人员队伍建设

　　档案人员是档案工作的主体，是档案工作中的能动性因素，他们对改善高校档案工作现状具有决定性意义。因此加强高校档案人员队伍建设十分必要。对于如何加强高校档案人员队伍建设，可以从以下两个方面入手：首先，要为学生档案工作配备具有档案教育背景的（至少经过正规培训的）专职档案人员，并定期对他们进行业务培训和职业教育，以加强他们的业务能力、职业道德和历史感、责任感。其次，要保证档案人员队伍的相对稳定性，频繁更换档案人员将影响档案工作的周期性和连贯性。

　　综上所述，高校档案工作者应以服务学生和社会为己任，积极完善自身，使高校档案事业渗透到社会工作中，使档案重新被社会和学生重视。这样才能在学生档案的管理、利用和重视程度三者之间形成良性循环，学生档案才能真正成为个人和社会的财富。

　　参考文献：
　　[1]国家教委国家教育发展研究中心、中国教科文组织全委会秘书处编 .未来教育面临的困惑与挑战[M].北京：人民教育出版社， 1991.
　　[2]赵晓华.浅谈高校学生档案的管理与研究 [J].太原大学教育学院学报， 2009(27).
　　[3]张坚君 .浅论高校学生类档案管理模式 [J].浙江档案， 2009 (3).
　　[4]陈文斌，杨莎 .高校学生档案研究综述 [J].兰台世界， 2009（2）.

　　（本文作者：湖南工艺美术职业学院　张春杏，原载于《劳动保障世界(理论版)》2011年第2期。）